Mitteilung über die Absage

Eine Mitteilung über die Absage ist die offizielle Bekanntgabe, die ein öffentlicher Auftraggeber veröffentlicht, wenn er entscheidet, ein Vergabeverfahren vor der Zuschlagserteilung zu beenden. Die Mitteilung schließt das Verfahren formell ab, informiert alle Bieter und den weiteren Markt und löst gegebenenfalls geltende Rechtsbehelfs- oder Entschädigungsansprüche aus. Absagemitteilungen sind in der Europäischen Union (EU) und in den meisten anderen modernen Vergabesystemen verpflichtend, wenn eine veröffentlichte Ausschreibung nicht zur Vergabe eines Vertrags führt.

Eine Mitteilung über die Absage ist die offizielle Bekanntgabe, die ein öffentlicher Auftraggeber veröffentlicht, wenn er entscheidet, ein Vergabeverfahren vor der Zuschlagserteilung zu beenden. Die Mitteilung schließt das Verfahren formell ab, informiert alle Bieter und den weiteren Markt und löst gegebenenfalls geltende Rechtsbehelfs- oder Entschädigungsansprüche aus. Absagemitteilungen sind in der Europäischen Union (EU) und in den meisten anderen modernen Vergabesystemen verpflichtend, wenn eine veröffentlichte Ausschreibung nicht zur Vergabe eines Vertrags führt.

Why public procurement procedures get cancelled

Vergabeverfahren werden aus mehreren Gründen abgesagt. Am gebräuchlichsten ist, dass der öffentliche Auftraggeber zu dem Schluss kommt, dass keine form- und fristgerechten Angebote eingegangen sind oder dass die eingegangenen Angebote keinen ausreichenden Wettbewerb nachweisen. Ein zweiter häufiger Grund ist, dass sich der Bedarf des Auftraggebers während der Ausschreibungsfrist geändert hat, wodurch die ursprüngliche Leistungsbeschreibung ungeeignet wird. Ein dritter Grund ist die fehlende Budgetverfügbarkeit, wenn die Finanzierung für den Vertrag vor der Zuschlagserteilung zurückgezogen oder umgeschichtet wird.

Eine Absage erfolgt auch, wenn der Auftraggeber während des Vergabeverfahrens wesentliche Mängel in seinen eigenen Ausschreibungsunterlagen feststellt. Sind die Leistungsbeschreibungen unklar, die Zuschlagskriterien inkonsistent oder verstößt das Verfahren gegen Vergaberecht, ist die Absage manchmal die einzige rechtssichere Option. Die Fortführung eines fehlerhaften Verfahrens würde den Auftraggeber einem Anfechtungs- und Vertragsrisiko aussetzen.

Weniger häufig werden Verfahren aufgrund erfolgreicher Lieferantenklagen annulliert. Wenn ein Gericht entscheidet, dass die Vergabe rechtswidrig war, kann der Auftraggeber zur Absage und Neuvergabe verpflichtet werden. Eine Absage kann auch auf interne Prüfberichte, Integritätsuntersuchungen oder politische Entscheidungen folgen, die die strategische Ausrichtung des Auftraggebers ändern.

What cancellation means for bidders

Für Lieferanten, die Zeit und Ressourcen in die Angebotserstellung investiert haben, ist eine Absage frustrierend, rechtlich jedoch klar geregelt. Lieferanten haben nicht automatisch einen Anspruch auf Entschädigung, wenn ein Verfahren abgesagt wird, selbst wenn sie erhebliche Aufwendungen für die Angebotsvorbereitung hatten. Das Vergaberecht betrachtet Vorbereitungskosten in der Regel als unternehmerisches Risiko, das Lieferanten mit der Teilnahme akzeptieren.

Es bestehen begrenzte Ausnahmen. Ergibt sich die Absage aus offenkundiger Rechtswidrigkeit, Befangenheit oder schlechtem Glauben seitens des Auftraggebers, können Lieferanten Ansprüche auf Entschädigung geltend machen. Erfolgreiche Entschädigungsansprüche sind selten und erfordern konkrete Beweise statt allgemeiner Unzufriedenheit über das Absageergebnis. Die meisten Lieferanten tragen die Absagekosten als normalen Geschäftsrisikoanteil.

Positiv betrachtet wird ein abgesagtes Verfahren häufig in überarbeiteter Form erneut ausgeschrieben. Lieferanten, die an der abgesagten Ausschreibung teilgenommen haben, sind typischerweise gut positioniert für die überarbeitete Vergabe, da sie die Anforderungen des Auftraggebers kennen und bereits in die Vorbereitung investiert haben. Klug agierende Lieferanten behalten abgesagte Verfahren in ihren Zielmärkten im Blick und treten frühzeitig in den Dialog, wenn die Beschaffung neu gestartet wird.

How cancellation notices are published

In der Europäischen Union müssen Absagemitteilungen für oberhalb der Schwellenwerte liegende Verträge in Tenders Electronic Daily (TED) veröffentlicht werden. Nationale Portale erhalten ebenfalls Absagemitteilungen, häufig mit lokalem Kontext. Das Vereinigte Königreich veröffentlicht Absagemitteilungen auf dem Find a Tender Service (FTS) oder auf Contracts Finder. Die meisten nationalen Vergabeportale weltweit haben etablierte Konventionen für die Veröffentlichung von Absagen.

Die Mitteilung identifiziert typischerweise die ursprüngliche Ausschreibung, verweist auf die Bekanntmachung, die das Verfahren eröffnete, nennt allgemein den Absagegrund und bestätigt, ob ein neues Verfahren erwartet wird. Detaillierte Gründe sind nicht immer erforderlich, wobei die Erwartung an die Erklärung je nach Rechtsordnung variiert. Lieferanten, die mehr Details zu den Absagegründen wünschen, müssen in der Regel eine Nachbesprechung beim Auftraggeber anfordern.

Tracking cancellations as market intelligence

Plattformen für Beschaffungsintelligenz führen Absagemitteilungen neben Ausschreibungsbekanntmachungen, Zuschlagsbekanntmachungen und Änderungsbekanntmachungen in ihren Datenfeeds. Absagemuster liefern nützliche Hinweise auf Auftraggeber, Sektoren und das Vergabereifegradniveau. Auftraggeber, die häufig absagen, können über schwache Vergabeplanung oder instabile Budgets verfügen. Sektoren mit hohen Absageraten könnten von sich ändernden regulatorischen oder marktbedingten Bedingungen betroffen sein, die strategische Aufmerksamkeit erfordern.

Related terms

• Contract Notice: die ursprüngliche Bekanntmachung, die das Verfahren eingeleitet hat.
• Award Notice: das alternative Ergebnis, wenn das Verfahren erfolgreich abgeschlossen wird.
• Tender Protest: der formelle Rechtsbehelf, der manchmal Absagen auslöst.
• Modification Notice: die verwandte Mitteilung, wenn ein bereits vergebener Vertrag geändert und nicht abgesagt wird.
• Procurement Compliance: der weiter gefasste Ordnungsrahmen der Regeln, die die Absagerechte steuern.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.