Deținere efectivă

Deținerea efectivă identifică persoanele fizice care, în ultimă instanță, dețin sau controlează o entitate juridică, indiferent de modul în care aceasta este structurată din punct de vedere juridic. Transparența privind deținerea efectivă a devenit din ce în ce mai importantă în achiziții, pe măsură ce factorii de decizie și autoritățile de reglementare au recunoscut că structurile corporative complexe pot ascunde părțile reale din spatele contractelor de achiziție. Achizițiile moderne solicită tot mai frecvent dezvăluirea beneficiarilor efectivi pentru a sprijini aplicarea sancțiunilor, eforturile anticorupție, gestionarea conflictelor de interese și obiectivele mai largi de integritate.

De ce contează deținerea efectivă în achiziții

Transparența privind deținerea efectivă abordează mai multe preocupări legate de integritatea achizițiilor. Evitarea sancțiunilor este un factor principal: persoanele supuse sancțiunilor își păstrează adesea interesele prin structuri corporative care le ascund identitatea. Fără divulgarea deținerii efective, autoritățile contractante pot încheia involuntar relații cu părți sancționate, în pofida conformității formale la verificările sancțiunilor bazate pe entitatea contractuală imediată. Invazia Rusiei în Ucraina din 2022 a intensificat substanțial atenția asupra deținerii efective în aplicarea sancțiunilor în UE.

Gestionarea conflictelor de interese beneficiază, de asemenea, de transparența deținerii efective. Un funcționar de achiziții al cărui membru al familiei are un interes de proprietate nedeclarat într-o companie ofertantă se confruntă cu un conflict care poate compromite integritatea achizițiilor. Fără divulgarea deținerii efective, astfel de conflicte pot rămâne ascunse până când provoacă probleme concrete. Cerințele privind deținerea efectivă în achiziții permit verificări sistematice pentru conflicte care altfel ar fi invizibile.

Eforturile anticorupție depind în mare măsură de transparența deținerii efective. Aranjamentele corupte implică adesea fluxuri de beneficii prin structuri de proprietate complexe concepute special pentru a ascunde beneficiarii. Anchetele care urmăresc plățile corupte au nevoie de informații privind deținerea efectivă pentru a identifica beneficiarii finali. Sistemele de achiziții care colectează date despre deținerea efectivă generează efecte de descurajare împotriva aranjamentelor corupte și sprijină investigațiile când apar suspiciuni.

Conformitatea fiscală și integritatea financiară mai largă beneficiază, de asemenea, de transparența deținerii efective. Structurile corporative complexe pot facilita evitarea fiscală, spălarea de bani și alte abateri financiare. Deși achizițiile nu sunt instrumentul principal pentru abordarea acestor probleme, divulgarea deținerii efective în achiziții contribuie la infrastructura de transparență care sprijină integritatea financiară.

Cadrul UE şi al statelor membre privind deținerea efectivă

Directivele UE privind prevenirea spălării banilor au extins progresiv cerințele privind deținerea efectivă. Directiva a Cincea și Directiva a Șasea privind prevenirea spălării banilor cer statelor membre să mențină registre ale beneficiarilor efectivi pentru entități juridice și trusturi. Aceste registre sunt accesibile autorităților competente, entităților reglementate, inclusiv instituțiilor financiare, și, în anumite configurații, publicului larg. Registrele furnizează infrastructura de bază pe care se sprijină cerințele din achiziții.

Implementarea registrelor deținătorilor efectivi a evoluat inegal între statele membre. Unele țări au stabilit registre robuste, cu validare regulată și acces larg. Altele se confruntă cu provocări de implementare, inclusiv date incomplete, validare slabă și restricții de acces care le limitează utilitatea. Hotărârile instanțelor, în special decizia Curții de Justiție a Uniunii Europene din noiembrie 2022, au restrâns și accesul public la registrele deținătorilor efectivi, iar răspunsurile legislative ulterioare sunt încă în evoluție.

Legislațiile naționale privind achizițiile au inclus tot mai frecvent cerințe privind deținerea efectivă. Legea privind achizițiile din Regatul Unit din 2023 include dispoziții specifice care abordează transparența deținerii efective. Mai multe state membre ale UE au prevederi similare în legislația lor națională privind achizițiile, cu niveluri de detaliu și rigoare variabile între jurisdicții. Furnizorii care operează pe mai multe piețe trebuie să navigheze aceste variații în timp ce mențin o dezvăluire consecventă a beneficiarilor efectivi reali.

Cum funcționează divulgarea deținerii efective în achiziții

Divulgarea deținerii efective în contextul achizițiilor are loc de obicei în mai multe etape. În etapa de calificare, furnizorii pot fi solicitați să identifice beneficiarii efectivi ca parte a probelor pentru criteriile de selecție. Documentul European Unic de Achiziții oferă un cadru pentru auto-declararea informațiilor relevante privind proprietatea, cu probe detaliate cerute la semnarea contractului. Achizitorii pot folosi servicii comerciale de informații și registre ale beneficiarilor efectivi pentru a verifica declarațiile furnizorilor.

Obligațiile de divulgare pot continua pe toată durata contractului. Schimbările în deținerea efectivă în timpul executării contractului trebuie raportate autorității contractante, în special când modificările afectează expunerea la sancțiuni sau conflicte de interese. Contractele majore includ adesea clauze explicite privind raportarea proprietății care cer notificarea schimbărilor semnificative de proprietate în termene stabilite.

Provocările de verificare rămân substanțiale. Registrele deținătorilor efectivi variază în ceea ce privește completitudinea și fiabilitatea între jurisdicții. Structurile internaționale complexe care implică mai multe jurisdicții pot fi dificil de tras în întregime. Auto-declararea de către furnizori depinde de faptul că aceștia dețin informații exacte despre proprietate, ceea ce nu este întotdeauna cazul pentru entitățile cu baze complexe de investitori sau structuri de tip trust. Achizitorii sofisticati combină multiple surse de informații pentru a-și consolida încrederea în înțelegerea structurii proprietății furnizorilor.

Considerații strategice pentru furnizori

Furnizorii au de câștigat menținând evidențe clare, actualizate și exacte ale deținerii efective. Pregătirea documentară pentru cerințele de divulgare în achiziții face parte din igiena guvernanței corporative. Furnizorii cu structuri de proprietate complexe ar trebui să fie pregătiți să explice clar aceste structuri atunci când procedurile de achiziție solicită divulgarea. Complexitatea neexplicată a proprietății ridică adesea îngrijorări din partea achizitorilor chiar și atunci când structura de fond este legitimă.

Furnizorii ar trebui, de asemenea, să recunoască că preocupările privind deținerea efectivă pot constitui un dezavantaj competitiv dacă nu sunt gestionate proactiv. Furnizorii din jurisdicții percepute ca opace, cei cu structuri care implică jurisdicții cu transparență redusă și furnizorii cu tipare de proprietate care seamănă cu cele folosite pentru evitarea sancțiunilor sau spălarea banilor sunt supuși unei vigilențe sporite. Transparența proactivă privind proprietatea, combinată cu o curățenie substanțială a structurilor, sprijină participarea cu succes la achiziții pe piețe diverse.

Termeni înrudiți

• Screeningul sancțiunilor: o aplicație cheie a datelor privind deținerea efectivă.
• Anticorupție: un domeniu de conformitate conex care depinde de transparența deținerii efective.
• Conflict de interese: un alt domeniu în care datele privind deținerea efectivă sunt critice.
• Diligența prealabilă: procesul mai amplu care include verificări privind deținerea efectivă.
• Conformitatea în achiziții: cadrul care include cerințele privind deținerea efectivă.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 80+ markets.