Tietopyyntö Tapahtuma- ja harrastuskalenterit Oulun kaupungille

Tietopyyntö Tapahtuma- ja harrastuskalenterit Oulun kaupungille Tällä tietopyynnöllä on tarkoitus selvittää tapahtuma - ja harrastuskalentereihin liittyviä kysymyksiä ja hinta-arvioita. Tietopyynnön tavoitteena on saada kattavasti molempien kalentereiden koskevaa tietoa, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan hankintalain (1397/2016) 65§:n mukainen tarkentava markkinakartoitus eli tietopyyntö osana hankintojen valmistelua. Hankintayksikkö ei sitoudu toteuttamaan tapahtuma - ja harrastuskalentereiden hankintaa. Päätökset mahdollisten hankintaprosessien käynnistämisestä tehdään markkinakartoituksen jälkeen. TAUSTATIETOJA Hankintayksikön tavoitteena on hankkia kaksi erillistä kalenteria: tapahtumakalenteri sekä harrastuskalenteri. Tällä tietopyynnöllä pyydämme molemmista tietoa, mutta riittää että toimittajalla on tarjota toinen ratkaisuista. TAPAHTUMAKALENTERI Oulun alueella järjestetään runsaasti erilaisia tapahtumia, joiden kokoamiseen ja viestintään Oulun kaupunki tarvitsee tapahtumakalenterin. Tapahtumakalenterin tulee palvella houkuttelevasti ja käyttäjäystävällisesti sekä Oulun seudusta kiinnostuneita matkailijoita, että alueen asukkaita etsiessään tietoa alueen tapahtumista. Tapahtumakalenterin tarkoitus on olla koko Oulun alueen yhteinen tapahtumakalenterialusta, josta tulee löytyä kaikki Oulun alueella järjestettävät tapahtumat. Tapahtumia tapahtumakalenteriin tulee voida luoda kaikkien alueen tapahtumajärjestäjien mahdollisimman yksinkertaisella ja helpolla tavalla niin, että tapahtumailmoitus näkyy ko. tapahtumakalenterin kautta mahdollisimman laajalle yleisölle eri verkkomedioissa, jotta tapahtumailmoituksia ei tarvitse tehdä monelle eri alustalle. Tapahtumakalenterista tulee voida integroida upotus Oulun kaupungin ja tapahtumajärjestäjien eri www-sivuille, jossa näkyy ainoastaan kyseisen järjestäjän tai muun metatiedon avulla rajatut tapahtumat. Kalenterin sisältöjä tulee voida integraation kautta viedä paikkatietopohjaisiin järjestelmiin, kuten esimerkiksi Atla. Tapahtumakalenteriin tulee voida integroida automaatiolla tapahtumia myös muista tapahtumakalenterijärjestelmistä, kuten lipunvälitysyritysten (Ticketmaster, Lippu.fi, Tiketti jne) lipunmyyntijärjestelmistä. Automaatiota käyttävällä integraatiolla saadaan siten tehokkaasti, automaattisesti ja yksinkertaisella työmäärällä kasattua Oulun alueen tapahtumat yhteen kalenterinäkymään, jossa käyttäjä voi suodattaa tapahtumia esim. tapahtumapaikan, tapahtumagenren, tapahtuma-ajan tai muun hakukriteerin avulla mieleisekseen näkymäksi. Samalla, kun tapahtumakalenteri toimii tapahtumia etsivän yleisön oppaana, se palvelee myös tapahtumajärjestäjiä. Tapahtumakalenteri toimii tapahtumajärjestäjien suunnittelutyökaluna, jonka avulla vältetään tapahtumien päällekkäisyyksiä ja löydetään tapahtumien synergiaetuja. Oulun kaupunki on kiinnostunut erityisesti valmisratkaisuista, jotka toimivat tapahtumatiedon keskitettynä alustana ja mahdollistavat tiedon tehokkaan uudelleenkäytön eri kanavissa. HARRASTUSKALENTERI Oulun kaupunki etsii harrastuskalenteriratkaisua, jonka avulla kuntalaiset voivat löytää alueen harrastusmahdollisuuksia yhdestä palvelusta. Ratkaisun tulisi tukea: - harrastusten hakemista esimerkiksi alueen, kohderyhmän tai harrastuslajin perusteella - jatkuvien harrastusten, kerhojen, kurssien ja ryhmien esittämistä - useiden eri toimijoiden sisällöntuotantoa - helppoa ylläpitoa ja sisällönhallintaa - sisältöjen tuontia useista eri ilmoittautumis- ja tietojärjestelmistä, kuten Oulun kaupungin käytössä olevasta Hellewi-verkkopalvelusta, jotta ylläpidon tarve olisi mahdollisimman vähäinen. Oulun kaupunki on kiinnostunut erityisesti valmisratkaisuista, jotka helpottavat harrastusten löytämistä ja vähentävät manuaalista tiedon ylläpitoa. Oulun kaupunki kartoittaa markkinoilla olevia tapahtuma- ja harrastuskalenteriratkaisuja. Toivomme toimittajien kuvaavan, kuinka heidän ratkaisunsa tukee sisällönhallintaa, hakutoimintoja, integraatioita, rajapintoja, alueellisuutta sekä useiden käyttäjäryhmien käyttöä. Tiedustelemme näkemyksiänne seuraavista asioista: 1. Onko teillä valmis tapahtumakalenteriratkaisu, harrastuskalenteriratkaisu vai molemmat? 2. Yksilöikää palvelunne tarkemmin. Liitteeksi voitte laittaa palvelukuvauksianne, jos mahdollista. 3. Millaisella hinnoittelumallilla tarjoatte palveluita? Millä edellytyksillä pystytte antamaan kokonaishinnan palvelulle? Tuki- ja ylläpidon hinnoittelu? Lisätöiden hinnoittelu? Mitä käyttöönotto- ja ylläpitomalli tyypillisesti sisältää? 4. Mikä on alustava hinta-arvionne ehdottamastanne toteutuksesta? 5. Aikatauluarvionne? Onko aikataululla hinnoitteluvaikutuksia ja jos on, niin millaisia? 6. Millaisilla sopimusehdoilla tarjoatte palveluita? Voitte mahdollisuuksien mukaan liittää oheen sopimusmallin. 7. Millaisia rajapintoja ja integraatioita ratkaisu tukee? 8. Millaisia haku-, luokittelu- ja suodatusominaisuuksia ratkaisussa on ja ovatko ne tarpeen mukaan muokattavissa eri rajapinnoista tulevien sisältöjen suodattamiseen? 9. Millaisia raportointi- ja analytiikkaominaisuuksia ratkaisu sisältää? 10. Käyttääkö ratkaisunne tekoälyä? Mihin tarkoitukseen? 11. Kuvatkaa yrityksenne kokemusta kyseessä olevien palvelujen tuottamisesta. Pyydämme ilmoittamaan montako referenssiä/millaisia referenssejä teillä on hankinnan kohdetta vastaavien palvelujen tuottamisesta. Näiden tietojen lisäksi pyydämme vapaamuotoisia näkemyksiänne seikoista, joita tarjouspyyntöä tehtäessä kannattaisi huomioida. Lisätietoja varten voitte ottaa yhteyttä sähköpostitse: minna.bimberg@ouka.fi. Mikäli vastauksenne sisältää liike- ja ammattisalaisuuksia tai muuta salassa pidettävää tietoa, pyydämme, että yksilöitte ja merkitsette ao. tiedot selvästi.,