ICT-palveluiden hankinta

ICT-palveluiden hankinta TIETOPYYNNÖN TAUSTA JA TARKOITUS Pääkaupunkiseudun Junakalusto Oy (jäljempänä ”Junakalustoyhtiö”) on erityisalojen hankintalaissa tarkoitettua liikenteen alalla harjoitettavaa toimintaa harjoittava hankintayksikkö. Junakalustoyhtiö on perustettu hankkimaan, omistamaan ja ylläpitämään Helsingin seudun liikenteessä eli HSL-alueen liikenteessä tarvittavaa junakalustoa. Junakalustoyhtiö järjestää myös junakaluston rahoituksen ja varikkotilat. Junakalustoyhtiö valmistelee ICT-palveluiden hankintaa. Junakalustoyhtiö kartoittaa markkinoilla toimivia toimittajia ja niiden tarjoamia ratkaisuja sekä pyytää hankinnasta kiinnostuneita toimittajia antamaan alustavan tarjouksen tässä tietopyynnössä esitetyn mukaisesti (jäljempänä ”Tietopyyntö”). Tietopyyntö toimii samanaikaisesti alustavana tarjouspyyntönä. Tietopyynnön tarkoituksena on hankkia tietoa markkinoilla saatavilla olevista ratkaisuista, palvelujen toteutustavoista, alustavista hinnoista ja muista hankinnan valmistelun kannalta olennaisista seikoista sekä tunnistaa ne toimittajat, joiden kanssa Junakalustoyhtiö jatkaa hankinnan valmistelua ja kilpailutusta. Tietopyyntö ei ole hankintailmoitus eikä varsinainen tarjouspyyntö. Tietopyyntöön annettu alustava tarjous ei sido toimittajaa eikä Junakalustoyhtiötä, eikä sen perusteella tehdä hankintasopimusta. Tietopyynnön julkaiseminen ei velvoita Junakalustoyhtiötä toteuttamaan hankintaa, jatkamaan menettelyä, pyytämään lopullisia tarjouksia tai tekemään hankintasopimusta. Junakalustoyhtiö voi myös muuttaa hankinnan sisältöä, laajuutta, ehtoja, aikataulua tai toteutustapaa tietopyynnössä saatujen vastausten ja alustavien tarjousten perusteella. Toimittajille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta, alustavan tarjouksen laatimisesta tai menettelyyn osallistumisesta aiheutuvista kustannuksista. HANKINNAN TAUSTA JA KOHDE Junakalustoyhtiön nykyiset toimisto-ICT-palvelut on järjestetty DigiHelsingin palveluiden kautta siten, että Junakalustoyhtiö on ollut palveluiden epäsuora asiakas. Junakalustoyhtiön Microsoft 365 -palvelut ja käyttäjät ovat nykyisin Pääkaupunkiseudun Kaupunkiliikenne Oy:n kanssa yhteisessä Microsoft 365 -tenantissa, ja käyttäjätunnukset ovat osa DigiHelsingin perinteistä Active Directory -ympäristöä. Nykyinen palvelujärjestely päättyy, minkä vuoksi Junakalustoyhtiön tulee eriyttää toimisto-ICT-palvelunsa nykyisestä ympäristöstä vuoden 2026 loppuun mennessä. Tavoitteena on muodostaa Junakalustoyhtiölle oma, muista organisaatioista erillinen Microsoft 365 -tenant sekä hankkia sen käyttöönotto ja jatkuvat ICT-palvelut. Hankinnan tausta ja kohde on kuvattu tarkemmin tietopyynnön liitteissä: Liite 1: Nykytila ja hankinnan kohde Liite 2: Käyttöönotto ja migraatiovaatimukset Liite 3: Jatkuvat ICT-palvelut, SLA ja palvelunhallinta Liite 4: Tietoturva ja tietosuojavaatimukset HANKINTAMENETTELY Hankinnan ennakoitu arvo alittaa vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetussa laissa (1398/2016, jäljempänä ”erityisalojen hankintalaki”) säädetyn palveluhankintoja koskevan EU-kynnysarvon. Hankintaan ei siten sovelleta erityisalojen hankintalakia. Koska hankinta liittyy erityisalojen hankintalaissa tarkoitetun toiminnan harjoittamisen tukemiseen, hankintaan ei tämän vuoksi sovelleta myöskään lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä ”hankintalaki”). Hankintayksikkö toteuttaa hankinnan kuitenkin avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteiden mukaisesti jäljempänä kuvatulla menettelyllä. Junakalustoyhtiö toteuttaa hankinnan seuraavaa menettelyä käyttäen: 1. Junakalustoyhtiö julkaisee tämän tietopyynnön, joka toimii samalla alustavana tarjouspyyntönä. Hankinnasta kiinnostuneita toimittajia pyydetään toimittamaan tietopyynnössä edellytetyt selvitykset sekä alustava tarjous hankinnan kohteesta määräaikaan mennessä. 2. Junakalustoyhtiö arvioi tietopyyntöön annetut vastaukset ja alustavat tarjoukset. Arvioinnissa voidaan ottaa huomioon erityisesti toimittajan soveltuvuus ja kokemus, tarjotun ratkaisun soveltuvuus hankintayksikön tarpeisiin, alustava hinnoittelu, palvelun toteutustapa, toimitus- ja resursointikyky sekä muut tietopyynnössä ilmoitetut seikat. 3. Junakalustoyhtiö kutsuu alustavien tarjousten perusteella soveltuvimmat toimittajat (arvio 3 - 5) jatkoneuvotteluihin. 4. Jatkoneuvotteluissa Junakalustoyhtiö voi täsmentää hankinnan kohdetta, sopimusehtoja, palvelun toteuttamistapaa, hinnoittelua sekä muita hankinnan ehtoja. Kaikille jatkoneuvotteluihin kutsutuille toimittajille annetaan samat olennaiset hankintaa koskevat tiedot ja mahdollisuus toimittaa lopullinen tarjous yhdenmukaisin ehdoin. 5. Junakalustoyhtiö tekee toimittajavalinnan lopullisten tarjousten perusteella. Toimittaja valitaan hankintayksikön lopullisessa tarjouspyynnössä ilmoittamien valintaperusteiden mukaisesti. 6. Hankintayksikkö voi harkintansa mukaan keskeyttää menettelyn, olla tekemättä hankintasopimusta, muuttaa hankinnan sisältöä, laajuutta, aikataulua tai toteutustapaa taikka järjestää hankinnasta uuden tarjouskilpailun. Hankintasopimus syntyy vasta, kun kirjallinen sopimus on allekirjoitettu. AIKATAULU 1. Tietopyynnön / Alustavan tarjouspyynnön julkaisu HILMAssa: 4.9.2026 2. Alustavien tarjousten määräaika: 28.9.2026 Tämän jälkeen hankintamenettely etenee seuraavan tavoiteaikataulun mukaisesti: 3. Neuvottelukutsujen lähetys jatkoneuvotteluihin valituille tarjoajille: 30.9.2026 4. Jatkoneuvottelut valittujen tarjoajien kanssa: 5.10. - 9.10.2026 5. Lopullisen tarjouspyynnön lähetys: 15.10.2026 6. Lopullisten tarjousten määräaika: 30.10.2026 7. Hankintapäätös: 6.11.2026 8. Hankintasopimuksen allekirjoitus: 9.11.2026 9. Käyttöönottoprojekti: 9.11.2026 alkaen 10. Palvelut käytössä: viimeistään 1.1.2027,