Auswahlkriterien

Auswahlkriterien sind die Eignungsanforderungen, die Anbieter erfüllen müssen, um an einem Vergabeverfahren teilzunehmen. Auswahlkriterien fungieren als Filter zu Beginn des Bewertungsverfahrens und trennen qualifizierte Anbieter, die zur inhaltlichen Angebotsbewertung übergehen, von nicht qualifizierten Anbietern, die ausgeschlossen werden. Auswahlkriterien unterscheiden sich von Zuschlagskriterien in ihrer Funktion und ihrem Zeitpunkt. Auswahlkriterien prüfen, ob ein Anbieter grundsätzlich in der Lage ist, den Vertrag zu erfüllen. Zuschlagskriterien beurteilen, welcher befähigte Anbieter für den konkreten Auftrag das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

Auswahlkriterien sind die Eignungsanforderungen, die Anbieter erfüllen müssen, um an einem Vergabeverfahren teilzunehmen. Auswahlkriterien fungieren als Filter zu Beginn des Bewertungsverfahrens und trennen qualifizierte Anbieter, die zur inhaltlichen Angebotsbewertung übergehen, von nicht qualifizierten Anbietern, die ausgeschlossen werden. Auswahlkriterien unterscheiden sich von Zuschlagskriterien in ihrer Funktion und ihrem Zeitpunkt. Auswahlkriterien prüfen, ob ein Anbieter grundsätzlich in der Lage ist, den Vertrag zu erfüllen. Zuschlagskriterien beurteilen, welcher befähigte Anbieter für den konkreten Auftrag das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

Kategorien der Auswahlkriterien

Auswahlkriterien fallen nach dem Vergaberecht der Europäischen Union (EU) und in den meisten modernen Rahmenwerken in drei Hauptkategorien. Die erste Kategorie sind Ausschlussgründe, die bestimmte Umstände aufführen, die einen Anbieter von der Teilnahme disqualifizieren. Übliche Ausschlussgründe sind strafrechtliche Verurteilungen wegen Korruption, Betrugs oder Terrorismus, nicht gezahlte Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge, berufliches Fehlverhalten, Interessenkonflikte und frühere mangelhafte Leistung bei öffentlichen Aufträgen.

Die zweite Kategorie ist die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit. Diese Kriterien prüfen, ob der Anbieter über die finanziellen Mittel verfügt, den Vertrag verlässlich zu erfüllen. Übliche Indikatoren sind Mindestumsatz, Mindestkennzahlen in der Bilanz, Nachweise einer Berufshaftpflichtversicherung und geprüfte Jahresabschlüsse der letzten Jahre. Die Schwellenwerte müssen im Verhältnis zum Auftragswert und zur Komplexität stehen.

Die dritte Kategorie ist die technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Diese Kriterien prüfen, ob der Anbieter über die Erfahrung, Expertise und Ressourcen verfügt, den Vertrag inhaltlich zu erfüllen. Typische Nachweise sind Listen ähnlicher früherer Aufträge mit Werten und Referenzkontakten, Qualifikationen des Schlüsselpersonals, Beschreibungen verfügbarer technischer Ausrüstung, Qualitätsmanagementsysteme und Umweltmanagementzertifikate.

Warum die Unterscheidung Auswahl–Zuschlag wichtig ist

Das Recht der EU zur öffentlichen Auftragsvergabe trennt Auswahlkriterien strikt von Zuschlagskriterien. Auswahlkriterien prüfen die generelle Leistungsfähigkeit des Anbieters. Zuschlagskriterien bewerten das konkrete Angebot. Beide dürfen nicht vermischt werden, da sonst Grundsätze der Vergabetransparenz verletzt würden. Ein Auftraggeber kann einen Anbieter nicht mit der Begründung des unzureichenden Gesamterfahrungsstands vom Zuschlag ausschließen, wenn dieser Anbieter die Auswahlphase bestanden hat. Ist ein Anbieter ausgewählt, darf nur noch der inhaltliche Angebotsinhalt die Zuschlagsentscheidung beeinflussen.

Diese Unterscheidung schützt Anbieter vor willkürlicher Ablehnung. Ohne diese Regel könnten Auftraggeber Anbieter, die sie ablehnen, dadurch ausschließen, dass sie pauschal mangelnde Gesamteignung behaupten, selbst wenn der Anbieter ein starkes konkretes Angebot vorgelegt hat. Die Regel schützt außerdem den Wettbewerbsmechanismus, indem sie sicherstellt, dass Zuschlagsentscheidungen sich auf den Angebotsinhalt und nicht auf Lieferantenmerkmale konzentrieren, die bereits in der Eignungsprüfung hätten bewertet werden müssen.

Auftraggeber versuchen mitunter, auswahlähnliche Bewertungen in Zuschlagsentscheidungen zu importieren, indem sie Zuschlagskriterien so formulieren, dass damit faktisch die Lieferantenfähigkeit neu bewertet wird. Die Rechtsprechung der EU hat dieses Vorgehen wiederholt beanstandet. Zuschlagskriterien müssen sich auf die konkreten Merkmale des zu bewertenden Angebots konzentrieren und nicht auf weitergehende Lieferantenmerkmale, die bereits in der Auswahlphase behandelt wurden.

Verhältnismäßigkeit der Auswahlkriterien

Auswahlkriterien müssen im Verhältnis zum zu beschaffenden Auftrag stehen. Unverhältnismäßige Kriterien können qualifizierte Anbieter, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen, ungerechtfertigt ausschließen. Ein kleiner Beratungsauftrag im Wert von fünfzigtausend Euro sollte nicht Mindestumsatzanforderungen in Millionenhöhe verlangen. Ein spezialisierter technischer Auftrag darf nicht generische Qualifikationen verlangen, die mit der konkreten Leistung nichts zu tun haben.

Die Richtlinien der EU zur Vergabe öffentlicher Aufträge verlangen ausdrücklich die Verhältnismäßigkeit, und unverhältnismäßige Auswahlkriterien können aus vergaberechtlichen Gründen angefochten werden. Nationale Überprüfungsstellen behandeln regelmäßig Klagen wegen Unverhältnismäßigkeit und haben Kriterien aufgehoben, die faktisch qualifizierte Anbieter ausgeschlossen haben. Auftraggeber müssen daher sorgfältig überlegen, welches Maß an Lieferantenfähigkeit für jeden Auftrag tatsächlich erforderlich ist, anstatt aus Vorsicht hohe Schwellenwerte standardmäßig anzusetzen.

Wie Anbieter auf Auswahlkriterien reagieren

Anbieter, die auf Auswahlkriterien antworten, müssen vollständige und korrekte Nachweise ihrer Eignung vorlegen. Fehlende Nachweise sind häufig entscheidend für das Scheitern in der Auswahlphase, selbst wenn der Anbieter den betreffenden Kriteriumsinhalt tatsächlich erfüllt. Das Europäische Einheitliche Vergabedokument (ESPD) bietet ein standardisiertes Selbsterklärungsformular für Auswahlnachweise in der EU-Vergabe und vereinfacht das Verfahren über mehrere Rechtsordnungen hinweg.

Erfahrene Anbieter unterhalten eine fortlaufend aktualisierte Dokumentenbibliothek mit aktuellen Jahresabschlüssen, Versicherungszertifikaten, Lebensläufen des Schlüsselpersonals, Referenzen zu ähnlichen früheren Aufträgen sowie Qualitäts- und Umweltzertifikaten. Mit dieser Dokumentensammlung wird die Beantwortung konkreter Auswahlanforderungen eher zu einer Auswahl passender Nachweise als zu einer Neubeschaffung der Informationen.

Anbieter müssen außerdem verfolgen, wann Auswahlnachweise veralten. Versicherungszertifikate laufen ab, Jahresabschlüsse müssen jährlich aktualisiert werden und Personalwechsel können Qualifikationen beeinflussen. Die Pflege aktueller Nachweise gehört zur laufenden administrativen Disziplin erfolgreicher Lieferanten des öffentlichen Sektors.

Verwandte Begriffe

• Zuschlagskriterien: die inhaltlichen Bewertungsregeln, die nach der Auswahl angewendet werden.
• Präqualifikation: das formale Auswahlverfahren bei beschränkten Verfahren.
• ESPD: das standardisierte Selbsterklärungsdokument für Anbieter in der EU-Vergabe.
• Angebotsbewertung: der übergeordnete Prozess, in den die Auswahl eingebettet ist.
• Vergabekonformität: der Rahmen, der Auswahlanforderungen regelt.

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