Beschaffung mit EU‑Mitteln

Beschaffung mit Mitteln der Europäischen Union (EU) umfasst öffentliche Aufträge, die ganz oder teilweise aus EU‑Mitteln und nicht ausschließlich aus nationalen Mitteln finanziert werden. Zu den wichtigsten EU‑Förderprogrammen gehören der Europäische Fonds für regionale Entwicklung, der Europäische Sozialfonds Plus (ESF+), der Kohäsionsfonds, das Instrument für Wiederaufbau und Resilienz, das nach der COVID‑19‑Pandemie eingeführt wurde, sowie verschiedene programspezifische Initiativen. Aufträge, die diese Mittel verwenden, unterliegen zusätzlichen Regeln neben dem nationalen und dem EU‑Beschaffungsrecht, da die EU ein Interesse daran hat, dass ihre Mittel ordnungsgemäß verwendet werden.

Beschaffung mit Mitteln der Europäischen Union (EU) umfasst öffentliche Aufträge, die ganz oder teilweise aus EU‑Mitteln und nicht ausschließlich aus nationalen Mitteln finanziert werden. Zu den wichtigsten EU‑Förderprogrammen gehören der Europäische Fonds für regionale Entwicklung, der Europäische Sozialfonds Plus (ESF+), der Kohäsionsfonds, das Instrument für Wiederaufbau und Resilienz, das nach der COVID‑19‑Pandemie eingeführt wurde, sowie verschiedene programspezifische Initiativen. Aufträge, die diese Mittel verwenden, unterliegen zusätzlichen Regeln neben dem nationalen und dem EU‑Beschaffungsrecht, da die EU ein Interesse daran hat, dass ihre Mittel ordnungsgemäß verwendet werden.

Warum Beschaffung mit EU‑Mitteln zusätzliche Regeln hat

EU‑Mittel unterliegen spezifischen finanziellen Regelungen, die neben dem allgemeinen Beschaffungsrecht Anwendung finden. Die EU‑Finanzverordnung, die Verordnung über gemeinsame Bestimmungen (Common Provisions Regulation) für die Struktur‑ und Investitionsfonds sowie verschiedene programmspezifische Verordnungen verpflichten alle zur Einhaltung bestimmter Vorgaben bei der Verwendung von EU‑Mitteln. Diese Verpflichtungen betreffen alles von der Förderfähigkeit der Ausgaben über Dokumentationspflichten bis hin zu Berichts‑ und Prüfanforderungen.

Die zusätzlichen Regeln bestehen, weil EU‑Mittel aus den Beiträgen der Steuerzahlerinnen und Steuerzahler aller Mitgliedstaaten stammen. Die Europäische Kommission, das Europäische Parlament und die Behörden der Mitgliedstaaten haben ein Interesse daran, sicherzustellen, dass die Mittel ihre beabsichtigten Zwecke erfüllen und nicht verschwendet, missbraucht oder an nicht förderfähige Empfänger geleitet werden. Das Zusammenwirken dieser Interessen führt zu einem regulatorischen Umfeld, das komplexer ist als rein nationales Vergaberecht.

Bei Beschaffungen mit EU‑Mitteln gelten zudem in der Regel strengere Anforderungen zur Betrugs‑ und Korruptionsbekämpfung. Das Europäische Amt zur Betrugsbekämpfung (OLAF) verfügt über Ermittlungsbefugnisse, die EU‑finanzierte Tätigkeiten abdecken. Das Europäische Amt des Europäischen Staatsanwalts (EPPO), das 2021 eingerichtet wurde, kann in teilnehmenden Mitgliedstaaten Straftaten gegen EU‑Mittel verfolgen. Lieferanten und Auftraggeber, die mit EU‑Mitteln umgehen, müssen Dokumentation und Kontrollmechanismen vorhalten, die diese Aufsichts‑ und Ermittlungsfunktionen unterstützen.

Häufige Arten von EU‑geförderten Verträgen

Mehrere große Vertragskategorien werden häufig durch EU‑Programme finanziert. Infrastrukturverträge im Rahmen des Kohäsionsfonds und des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung finanzieren Straßen, Eisenbahnen, Wassersysteme und andere Großbauwerke. Diese Verträge sind in der Regel groß, langfristig und neben vergaberechtlichen Anforderungen mit detaillierten technischen und umweltrechtlichen Vorgaben verbunden.

Forschungs‑ und Innovationsverträge im Rahmen von Horizon Europe finanzieren wissenschaftliche Forschung, Technologieentwicklung und Innovationsprojekte. Diese Verträge sind einzeln kleiner, decken jedoch ein breites Spektrum von Sektoren und Themen ab. Öffentliche Auftraggeber und Forschungseinrichtungen agieren als Auftraggeber, wobei strikte Förderfähigkeit‑ und Zulässigkeitsregeln sowohl für die Lieferanten als auch für die geförderten Aktivitäten gelten.

Kapazitätsaufbauverträge im Rahmen des Europäischen Sozialfonds Plus (ESF+) finanzieren Aus‑ und Weiterbildung sowie arbeitsmarktpolitische Programme. Diese Verträge binden häufig spezialisierte Dienstleister und unterliegen spezifischen Regeln in Bezug auf die erreichten Teilnehmenden und erzielten Ergebnisse. Die Dokumentationsanforderungen sind typischerweise umfangreicher als bei Standarddienstleistungsvergaben.

Mittel des Instruments für Wiederaufbau und Resilienz haben seit 2021 eine erhebliche Welle EU‑finanzierter Beschaffung ausgelöst. Das Instrument unterstützt die Aufbau‑ und Reformpläne der Mitgliedstaaten in vielen Sektoren, wobei Beschaffungen alles von Digitalisierungsprojekten über grüne Infrastruktur bis hin zur Modernisierung des Gesundheitswesens umfassen. Der Umfang dieses Instruments hat die Bedeutung der Beschaffung mit EU‑Mitteln in vielen Beschaffungsmärkten der Mitgliedstaaten erhöht.

Praktische Auswirkungen für Lieferanten

Lieferanten, die sich auf EU‑finanzierte Aufträge bewerben, müssen die zusätzlichen Anforderungen für EU‑Mittel neben den üblichen Vergabeanforderungen erfüllen. Zulässigkeitsprüfungen können sich nicht nur auf den Lieferanten selbst, sondern auch auf wirtschaftlich Berechtigte erstrecken; es ist detaillierte Dokumentation erforderlich, um die Einhaltung nachzuweisen. Regeln zur Kostenzulässigkeit legen fest, welche Ausgaben gegenüber den EU‑Mitteln abgerechnet werden dürfen, wodurch eine sorgfältige Budgeterstellung notwendig ist, um nicht erstattungsfähige Kosten zu vermeiden, die der Lieferant selbst tragen müsste.

Dokumentations‑ und Prüfpflichten sind bei Beschaffungen mit EU‑Mitteln typischerweise umfangreicher als bei Standardvergaben. Lieferanten müssen detaillierte Nachweise zu Aktivitäten, Ausgaben und Ergebnissen über oftmals längere Zeiträume als die Vertragslaufzeit vorhalten. Prüfbesuche durch nationale Behörden, die Europäische Kommission, den Europäischen Rechnungshof oder OLAF können Jahre nach Vertragsabschluss erfolgen. Lieferanten ohne robuste Dokumentationssysteme laufen Gefahr, dass Prüfungsergebnisse die Rückzahlung bereits erhaltener Mittel nach sich ziehen.

Sichtbarkeits‑ und Öffentlichkeitsverpflichtungen gelten ebenfalls für EU‑finanzierte Verträge. Lieferanten müssen in der Regel EU‑Förderlogos auf Ergebnissen anbringen, die Finanzierungsquelle in Kommunikationsmaßnahmen nennen und spezifische Veröffentlichungspflichten einhalten. Zwar sind diese Pflichten meist nicht übermäßig belastend, sie erfordern jedoch Aufmerksamkeit während der Vertragsdurchführung, um Compliance‑Mängel zu vermeiden, die die zukünftige Förderfähigkeit beeinträchtigen könnten.

Strategische Überlegungen

Lieferanten, die sich auf EU‑finanzierte Aufträge konzentrieren, entwickeln spezialisierte Fähigkeiten im Umgang mit der zusätzlichen regulatorischen Belastung. Dedizierte Compliance‑Teams für EU‑Mittel, strukturierte Dokumentationssysteme und geschulte Projektmanager tragen dazu bei, EU‑finanzierte Verträge in verlässliche Einnahmequellen zu verwandeln, ohne übermäßigen Verwaltungsaufwand zu erzeugen. Lieferanten ohne diese Spezialisierung empfinden EU‑finanzierte Aufträge oft als schwieriger als es die nominale Beschaffungskomplexität vermuten lässt.

Einige Lieferanten vermeiden EU‑finanzierte Aufträge aktiv aufgrund der zusätzlichen Komplexität. Dies schafft Wettbewerbsvorteile für Lieferanten, die bereit sind, in die nötigen Kapazitäten zu investieren. Das erhebliche Volumen der EU‑geförderten Beschaffung, insbesondere im Rahmen der Aufbau‑ und Resilienzprogramme, macht diese Investition für spezialisierte Anbieter lohnenswert.

Verwandte Begriffe

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