Централізований орган закупівель

Централізований орган закупівель, часто скорочено CPB, — це замовник, який закуповує товари, послуги або роботи від імені кількох нижчестоящих публічних замовників. Централізовані органи закупівель прямо визнаються в законодавстві щодо державних закупівель Європейського Союзу та відіграють дедалі важливішу роль на національних ринках закупівель по всій Європі. Серед головних прикладів — Crown Commercial Service у Сполученому Королівстві, Centrale Inkoop Adviezen у Нідерландах, Beschaffungsamt у Німеччині та подібні установи в більшості інших держав-членів.

Як працюють централізовані органи закупівель

Централізовані органи закупівель діють у двох основних режимах. У першому режимі вони виступають як оптові покупці, закуповуючи товари або послуги та перепродаючи їх нижчестоящим публічним замовникам. CPB володіє контрактом та відносинами з постачальником, тоді як нижчестоящі покупці купують у CPB, а не безпосередньо у початкового постачальника. Цей режим частіше застосовується для товарів, таких як транспортні засоби, апаратне забезпечення IT та стандартне обладнання, де централізоване управління запасами додає вартості.

У другому режимі CPB виступають як посередники в закупівлях, які адмініструють рамкові угоди або динамічні системи закупівель, якими можуть безпосередньо користуватися нижчестоящі покупці. Нижчестоящі покупці укладають окремі договори в межах рамкової угоди, причому CPB встановив основні умови та відібрав кваліфікованих постачальників. Цей режим частіше застосовується для послуг та складних товарів, де прямі відносини між нижчестоящими покупцями та постачальниками створюють додаткову вартість порівняно з централізованою закупівлею.

Багато CPB одночасно працюють у обох режимах, обираючи відповідну структуру для кожної категорії закупівель. Стандартизовані товари проходять через оптові закупівлі. Спеціалізовані послуги відбуваються через рамкові угоди з подальшими окремими договорами. Вибір структури відображає те, що створює найбільшу цінність для як покупців, так і постачальників з урахуванням конкретної категорії закупівель.

Чому централізовані органи закупівель набули значущості

Кілька факторів сприяли зростанню ролі централізованих органів закупівель. Ефект масштабу є найпрямішим: агрегуючи попит багатьох нижчестоящих покупців, CPB можуть отримати значно кращі ціни, ніж окремі покупці, що діють самостійно. Навіть відносно помірна агрегація може забезпечити відчутну економію, а великі CPB, які обслуговують весь національний публічний сектор, можуть створювати значну кумулятивну вигоду для платників податків.

Адміністративна ефективність — ще один важливий чинник. Без CPB багато менших замовників змушені були б проводити процедури закупівлі для товарів і послуг, які їм потрібні лише час від часу. Адміністративні витрати були б непропорційними до вартості закупівлі, що призводило б або до неефективних закупівель, або до невідповідності правилам. CPB поглинають адміністративну складність, дозволяючи нижчестоящим покупцям отримувати доступ до закуплених товарів і послуг через простіші процедури укладання окремих договорів.

Спеціалізована експертиза — третій чинник. Закупівля складних IT-систем, медичного обладнання, енергетичних контрактів або фінансових послуг потребує глибоких технічних знань. Окремі покупці можуть не мати такої експертизи. CPB концентрують компетенції та застосовують їх у масштабі всього публічного сектору. Результат — кращі результати закупівель, ніж ті, яких могли б досягти окремі покупці самостійно.

Приклади провідних CPB

Crown Commercial Service у Сполученому Королівстві є одним із найбільших CPB у Європі. Воно управляє рамковими угодами за категоріями, що включають IT, професійні послуги, енергетику, транспортні засоби та багато інших, обслуговуючи центральний уряд, місцеві органи влади та ширший публічний сектор. Рамкові угоди CCS широко використовуються і становлять значну частку витрат на публічні закупівлі у Великій Британії.

Німецький Beschaffungsamt діє у складі Федерального міністерства внутрішніх справ і здійснює закупівлі для федеральних урядових установ. Французький Union des Groupements d'Achats Publics, відомий як UGAP, працює як державне промислово-комерційне підприємство, що обслуговує публічних замовників по всій Франції. Італійський Consip надає італійським замовникам рамкові угоди за багатьма категоріями. Країни Північної Європи мають розвинені CPB, що обслуговують відповідні національні ринки.

У багатьох державах-членах також існують субнаціональні CPB, які обслуговують регіональні або місцеві кластери урядів. Окремі CPB для охорони здоров’я обслуговують органи охорони здоров’я та лікарні, CPB для освіти обслуговують школи та університети тощо. Ландшафт CPB є різноманітним, зі структурами на різних рівнях, що обслуговують різні сегменти публічного сектору.

Стратегічні наслідки для постачальників

Отримання місця в рамковій угоді великого CPB часто є найстратегічнішою можливістю в багатьох ринках. Рамкові угоди CPB, як правило, забезпечують значні доходи протягом багаторічних термінів, при цьому нижчестоящі покупці використовують рамку як основний механізм закупівлі для відповідної категорії. Постачальники, виключені з головних рамкових угод CPB, втрачають доступ до суттєвої частини свого адресного ринку публічного сектору.

Конкуренція за участь у рамкових угодах CPB відповідно жорстка. Великі рамки приваблюють десятки учасників, що вимагає складної підготовки пропозицій, відшліфованих рекомендацій і конкурентного ціноутворення. Меншим постачальникам часто важко брати участь у конкурсах CPB через пороги кваліфікації та адміністративне навантаження підготовки пропозицій, що перевищують їх можливості. Структура схильна надавати перевагу встановленим постачальникам, орієнтованим на масштаб, що є одним із компромісів централізованої закупівлі.

Потрапивши до рамкової угоди CPB, постачальникам потрібно зосередитися на максимізації доходів від окремих договорів. Це вимагає побудови відносин із спільнотою нижчестоящих покупців, демонстрації виконання в рамках окремих договорів та активної взаємодії з CPB для підтримки статусу в рамковій угоді. Постачальники, які виграли рамки, але не змогли конвертувати їх у доходи від окремих договорів, часто виявляють, що членство в рамці дає мало економічної цінності, незважаючи на стратегічну важливість.

Пов'язані терміни

• Рамкова угода: найпоширеніша структура закупівель, що використовується CPB.
• Спільні закупівлі: ширше поняття, частиною якого CPB є як інституційна форма.
• Міні-конкурс: механізм укладання окремих договорів у рамках багатопостачальницьких рамкових угод CPB.
• Публічні закупівлі: ширша діяльність, яку здійснюють CPB.
• Замовник (Contracting Authority): юридична категорія, до якої зазвичай належать CPB.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 80+ markets.