Udbud af kontrakt om leje af midlertidige konferencefaciliteter til Danmarks EU formandskab 2025

Danmark skal fra den 1. juli til 31. december 2025 varetage det roterende formandskab for EU's ministerråd (EU-formandskabet). I den forbindelse skal Danmark afholde et politisk højniveaumøde (topmøde). Topmødet skal afholdes den 1. oktober 2025 (”Afviklingsdagen”), på en endnu ikke offentliggjort lokation i København (Fortrolig Lokation). De eksisterende bygninger på lokationen vil danne rammen og huse selve mødet. De midlertidige faciliteter omfattet af denne kontrakt skal rumme et mediecenter, overdækket ankomstområde for VIP’er, akkrediteringsområde for presse, lokaler for mixed zone, pressekonferencer, pressebriefinger, lokale for fjerntolkning, garderobe, toiletfaciliteter, anretterkøkken samt overdækkede gangstier. Ydelsen omfatter derudover gulvbelægning i eksisterende bygninger. De midlertidige faciliteter skal skaleres efter et forventet deltagerantal på 1200 personer fordelt i de midlertidige faciliteter. Leverandøren skal samarbejde med Kundens øvrige leverandører, herunder leverandøren af catering, Host Broadcaster, AV-leverandør, PCO’en m.v. samt med politiet og øvrige relevante myndigheder. Kontrakten vil nærmere omfatte (1) forberedelse, opbygning, drift og nedtagning af midlertidige konferencefaciliteter, inklusiv aptering, herunder navnlig elkabling, funktionelt inventar, møblering og belysning af alle områder, (2) levering af serviceydelser forud for og under afvikling af topmødet (Afviklingsdagen) og (3) nedtagning af midlertidige faciliteter. Ydelserne er opdelt i syv faser: 0. Planlægningsfasen: Samarbejdsorganisationsmøder og Planlægningsmøder med Kundens site-manager og koordinator for Plan for Sikkerhed og Sundhed, herunder med henblik på at opnå nødvendige byggetilladelse(r). 1. Forberedelsesfasen: Site-prep og udlæggelse af jernkøreplader. 2. Opbygningsfasen: Konstruktion af de midlertidige faciliteters ydre rammer. Kontrol af konstruktioner. Ved udgangen af fasen meldes konstruktionerne færdige til kommunen. 3. Driftsfasen: Etablering af faciliteternes indre rammer, herunder møblering mv. Opsætning af udstyr fra Kundens andre underleverandører bl.a. Host Broadcaster og AV-leverandører. 4. Ibrugtagningsfasen: Rengøringsopgaver og tilstedeværelse af teknisk personale. Tekniske prøver for Kundens AV- og Host Broadcast leverandører. 5. Afviklingsdag: Rengøring og teknisk personale dagen igennem. 6. Nedtagningsfasen: Rømning af de indre rammer for møblering mv. samt nedtagning af de midlertidige faciliteters ydre rammer. Den samlede opgaves indhold er nærmere specificeret i udbudsmaterialet, herunder særligt kravspecifikationen i Bilag 1. Tidsplanen fremgår af Bilag 4.