Pohjanmaan liiton talous- ja palkkahallinnon palvelut sekä henkilöstöhallinnon palvelut

Teese Botnia Oy Ab:n hankintapalvelut pyytää Pohjanmaan liiton toimeksiannosta tarjouksia Pohjanmaan liiton talous- ja palkkahallinnon sekä henkilöstöhallinnon palveluista tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Hankinnan kohteena on taloushallinnon (kirjanpito, osto- ja myyntireskontra, raportointi), palkkahallinnon (palkanmaksu, viranomaisvelvoitteet, matka- ja kululaskut) ja henkilöstöhallinnon palveluiden tuottaminen. Palvelujen sisältö on kuvattu yksityiskohtaisemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Liitteessä kaksi on kuvattu tarkemmin välittävän toimielimen virantoimitustehtävät ja vastuunjako. Liitteessä kolme on eri alalehdillä määritelty tehtäväjako ja annetaan lisätietoa vaatimuksista. Palvelukokonaisuuteen sisältyy tietojärjestelmät ja -ohjelmistot, ja siirtohankkeen organisointi ja toimeenpano. Tämä hankinta/sopimus on kokonaistoimitus, projekti voidaan kuitenkin toteuttaa osissa. Osatarjouksia ei oteta huomioon. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. TIETOJÄRJESTELMÄT JA -OHJELMISTOT Järjestelmien käyttäjiä Pohjanmaan liitossa tulevat olemaan arvioltaan 5 henkilöä. Käyttöoikeus, jolla voi tehdä henkilöstöhallintoon anomuksia ja ilmoituksia, tulee olla noin 35 henkilölle. Palvelukokonaisuuteen sisältyy tarjoajan tietojärjestelmät ja -ohjelmistot tarvittavilta osilta myös tilaajan käyttöön. TALOUS-, HENKILÖSTO- JA PALKKAHALLINNON PALVELUJA KOSKEVAT VAATIMUKSET JA VASTUUNJAKOTAULUKOT Talous-, henkilöstö- ja palkkahallinnon palvelun tarkemmat vaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteissä. POHJANMAAN LIITON TEHTÄVÄT Pohjanmaan liiton tehtäväksi jää erityisesti omien hankkeiden hallinnon seurannan ja raportoinnin valmistavat tehtävät, ja tämän lisäksi erityisesti valtion toimeksiantojen ja välittävän toimielimen viranomaistehtäviin kuuluvat päätökset hankemaksatuksista (n. 100 kpl maksatusta / vuosi). Pohjanmaan liiton tehtävät on eritelty tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä; tehtävänjakomatriisi. Sopimuksen alustava suunniteltu alkamisaika on 1.5.2026. Palvelujen tulee olla kokonaisuudessa tuotannossa 1.9.2026 mennessä. Sopimus on tarkoitus solmia kahden vuoden määräajalle, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Sopimukseen sisällytetään kuuden kuukauden (6 kk) irtisanomisaika., Taloushallintopalvelut Taloushallinnon kiiinteähintaiseen osaan kuuluvat muun muassa kirjanpito, muistiotositteiden laatiminen ja käsittely, täsmäytykset, maksuliikenne, ilmoitukset viranomaisille, kuntatalouden tietojen raportointi Valtiokonttorille (KKNR, KKTPA, KKTPP, KKTR, KTAS, KKYTT, KTPE, TOLT), ja ainakin kuluvan vuoden ja kahden edeltävän vuoden arkistointi. Talousarvion käsittely järjestelmässä ja täydellisen talousarvion ja tilinpäätöksen laatiminen yhteistyössä liiton viraston kanssa, ostoreskontra, myyntireskontra, raporttien toimittaminen kuukausittain ja pyynnöstä, hankehallinnon seuranta. Alla on esitetty liiton arvioituja volyymeja. Kiinteät: - kassatositteet 350 kpl / vuosi - muistiot 200 kpl / vuosi - maksuliikenne - muun maksuliikenteen lisäksi välittävän toimielimen viranomaistehtäviin kuuluvat hankemaksatukset, n. 100 per vuosi, sekä muut manuaaliset maksut n. 50 per vuosi. Huom. hankemaksatukset suoritettava vähintään kerran 5 päivässä. - valtion toimeksiannot (hankerahoitukseen liittyvää) 150 kpl / vuosi - palkkatositteet 60 kpl / vuosi - arvonlisäveron ilmoitukset kerran kuukaudessa, 12 kpl / vuosi - arvonlisäveron palautuksen ilmoitus kerran vuodessa, 1 kpl /vuosi - Valtiokonttorin raportit - KKNR 4 kertaa vuodessa, 10 h / vuosi - Muut kerran vuodessa (KKTPP vaativin), 15 h / vuosi Vaihtuvat: - tilinpäätöksen työaika 100 h / vuosi - talousarviota valmistelevaa työtä 20 h / vuosi - talousarvion laadinta ja syöttäminen järjestelmään 50 h / vuosi - sähköiset ostolaskut 1300 kpl - ostolaskujen maksut 230 kpl - manuaaliset ostolaskut 240 kpl - myyntilaskut 120 kpl - raporttien toimittaminen kuukausittain ja pyynnöstä, hankehallinnon seuranta 120 h / vuosi, Henkilöstöhallinnon palvelut Ulkoistettavia henkilöstöhallintoasioita ovat muun muassa vuosiloma-tietojen ylläpitäminen ja seuranta, vapaiden ja anomusten käsittely ja seuranta, Kelakorvausten hakeminen sekä matkamääräysten että mahdollisesti koulutukseen osallistumisen käsittely ja seuranta. Lisäksi tähän kuuluvat kaikki ilmoitukset viranomaisille. Hankintaan sisältyy henkilöstöhallinnon palvelut järjestelmineen, mm. KVTES-iin liittyvien asioiden seuranta ja tarvittavat kehittämistoimenpiteet. Esimerkiksi tänä vuonna tehtiin Pohjanmaan liitossa tasopalkkajärjestelmän kehittämistä. Henkilöstöhallinnon palveluiden sisällön kuvausta: Työsuhteen elinkaaren hallinta • Työsuhteen perustaminen • Omien tietojen / henkilön perustietojen muuttaminen • Työsuhde- ja palkkatietojen muuttaminen • Työsuhteen päättäminen • Hälytykset koeajan ja määräaikaisuuden päättymisistä Lomat ja poissaolot • Lomien ja poissaolojen ilmoittaminen • Vuosilomakertymät työntekijän ja esimiehen nähtävillä • Loma- ja poissaolokalenteri Alla on esitetty arvioituja volyymeja. Vaihtuvat: - vuosilomatietojen ylläpitäminen ja seuranta 37 henkilölle / vuosi - matkalaskujen käsittely ja seuranta 300 kpl / vuosi - KELA-korvausten hakeminen 5 kpl / vuosi - henkilöstöhallinnon kehittäminen 30 h / vuosi, Palkkahallinnon palvelut Palkkahallintoon kuuluu henkilöstön palkanlaskennan lisäksi asiantuntijoiden palkkioiden ja luottamushenkilöiden palkkioiden laskeminen sekä matkalaskujen käsittely, seuranta ja maksaminen. Lisäksi tähän kuuluvat kaikki ilmoitukset viranomaisille (mm. tulorekisteriin). Alla on esitetty liiton arvioituja volyymeja. Vaihtuvat: - henkilöstömäärä, jolla kuukausipalkka ja tulorekisterin ilmoitukset jatkuvasti 33 kpl / kk / vuosi - työnantajan erillisilmoitus kerran kuukaudessa 12 kpl / vuosi - henkilöstön varsinainen palkanmaksupäivä on kuukauden 12. päivä ja tarvittaessa maksetaan myös 27.päivä. Molempina päivinä maksetaan sekä palkat että matkalaskut. - ulkomailla työskentelevän henkilöstön palkkojen käsittely 12 kpl/vuosi (1 kpl / kk) - kulttuuriyksikön toimintaan kuuluvat palkkiot, 60 kpl / vuosi - luottamushenkilöiden palkkiot ja matkalaskut kokouksista (4 krt vuodessa, n. 220 henkilölle) 880 kpl / vuosi - luottamushenkilöiden muut erityiset matkalaskut 10 / vuosi,