Kutsu markkinavuoropuheluun, Pohjanmaan liiton talous- ja palkkahallinnon palvelut sekä optiona HR -palvelut

Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan tietopyyntö mahdollisille tarjoajille. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoita ja kerätä tietoa sekä toimittajien kommentteja, jotta myöhemmin tuleva tarjouskilpailu voitaisiin toteuttaa tarkoituksenmukaisella tavalla. Tietopyynnöllä ei pyydetä, eikä siihen anneta, tarjouksia. Hankinnan kohteena on taloushallinnon (kirjanpito, osto- ja myyntireskontra, raportointi) sekä palkkahallinnon (palkanmaksu, viranomaisvelvoitteet, matka- ja kululaskut) palveluiden tuottaminen, joka on kuvattu yksityiskohtaisemmin tässä tietopyynnössä ja sen liitteissä. Liitteessä kaksi on kuvattu tarkemmin välittävän toimielimen virantoimitustehtävät ja vastuunjako. Palvelukokonaisuuteen sisältyy tietojärjestelmät ja -ohjelmistot, ja siirtohankkeen organisointi ja toimeenpano. Lisäksi hankintaan voidaan sisällyttää optiona HR-palvelut henkilöstöhallinnon järjestelmä ja siihen liittyvät palvelut. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on selvittää, millaisella kokonaisuudella talous- ja palkkahallinnon sekä HR -palvelut voitaisiin Pohjanmaan liitossa jatkossa toteuttaa. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on kartoittaa Pohjanmaan liiton tarpeeseen sopivia palveluntuottajia ja tietojärjestelmiä ohjelmistoineen. Hankittava kokoanaisuus sisältää TAVOITTEEN mukaan tämän kutsun (=tietopyynnön) mukaisia palveluja. TIETOJÄRJESTELMÄT JA -OHJELMISTOT Järjestelmien käyttäjiä Pohjanmaan liitossa tulevat olemaan arvioltaan 5 henkilöä. Palvelukokonaisuuteen sisältyy tarjoajan tietojärjestelmät ja -ohjelmistot taloushallinnossa ja palkkahallinnossa tilaajan käyttöön. Lisäksi hankintaan voidaan sisällyttää optiona HR-palvelut henkilöstöhallinnon järjestelmä ja siihen liittyvät palvelut. KÄYTTÖÖNOTTOHANKKEEN ORGANISOINTI JA TOIMEENPANO Palvelukokonaisuuteen kuuluu myös siirtohankkeen organisointi ja toimeenpano. TALOUS-, HENKILÖSTO- JA PALKKAHALLINNON PALVELUJA KOSKEVAT VAATIMUKSET JA VASTUUNJAKOTAULUKOT Talous-, henkilöstö- ja palkkahallinnon palvelun tarkemmat vaatimukset ja vastuujakotaulukot toimitetaan erikseen myöhemmin markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille. POHJANMAAN LIITON TEHTÄVÄT Pohjanmaan liiton tehtäväksi jää alustavan suunnitelman mukaan erityisesti omien hankkeiden hallinnon seurannan ja raportoinnin valmistavat tehtävät, ja tämän lisäksi erityisesti valtion toimeksiantojen ja välittävän toimielimen viranomaistehtäviin kuuluvat päätökset hankemaksatuksista (n. 100 kpl maksatusta / vuosi). Sopimus on tarkoitus solmia kahden vuoden määräajalle, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Sopimukseen sisällytetään kuuden kuukauden (6 kk) irtisanomisaika., Taloushallintopalvelut Taloushallinnon kiiinteähintaiseen osaan kuuluvat muun muassa kirjanpito, muistiotositteiden laatiminen ja käsittely, täsmäytykset, maksuliikenne, ilmoitukset viranomaisille, kuntatalouden tietojen raportointi Valtiokonttorille (KKNR, KKTPA, KKTPP, KKTR, KTAS, KKYTT, KTPE, TOLT), ja arkistointi. Talousarvion käsittely järjestelmässä ja täydellisen talousarvion ja tilinpäätöksen laatiminen yhteistyössä liiton viraston kanssa, ostoreskontra, myyntireskontra, raporttien toimittaminen kuukausittain ja pyynnöstä, hankehallinnon seuranta. Alla on esitetty liiton arvioituja volyymeja. Kiinteät: - kassatositteet 350 kpl / vuosi - muistiot 200 kpl / vuosi - maksuliikenne - muun maksuliikenteen lisäksi välittävän toimielimen viranomaistehtäviin kuuluvat hankemaksatukset, n. 100 per vuosi, sekä muut manuaaliset maksut n. 50 per vuosi. Huom. hankemaksatukset suoritettava vähintään kerran 5 päivässä. - arvonlisäveron ilmoitukset kerran kuukaudessa, 12 kpl / vuosi - arvonlisäveron palautuksen ilmoitus kerran vuodessa, 1 kpl /vuosi - Valtiokonttorin raportit - KKNR 4 kertaa vuodessa, 5 h / vuosi - Muut kerran vuodessa (KKTPP vaativin), 10 h / vuosi Vaihtuvat: - tilinpäätöksen työaika 100 h / vuosi - talousarvion laadinta ja syöttäminen järjestelmään 60 h / vuosi - sähköiset ostolaskut 1300 kpl - ostolaskujen maksut 230 kpl - manuaaliset ostolaskut 240 kpl - myyntilaskut 120 kpl - raporttien toimittaminen kuukausittain ja pyynnöstä, hankehallinnon seuranta 120 h / vuosi, Henkilöstöhallinnon palvelut Ulkoistettavia henkilöstöhallintoasioita ovat muun muassa vuosiloma-tietojen ylläpitäminen ja seuranta, vapaiden ja anomusten käsittely ja seuranta, Kelakorvausten hakeminen sekä matkamääräysten että mahdollisesti koulutukseen osallistumisen käsittely ja seuranta. Lisäksi tähän kuuluvat kaikki ilmoitukset viranomaisille. Alla on esitetty liiton arvioituja volyymeja. Vaihtuvat: - vuosilomatietojen ylläpitäminen ja seuranta 37 henkilölle / vuosi - matkalaskujen käsittely ja seuranta 300 kpl / vuosi - KELA-korvausten hakeminen 5 kpl / vuosi - henkilöstöhallinnon kehittäminen 30 h / vuosi, Palkkahallinnon palvelut Palkkahallintoon kuuluu henkilöstön palkanlaskennan lisäksi asiantuntijoiden palkkioiden ja luottamushenkilöiden palkkioiden laskeminen sekä matkalaskujen käsittely, seuranta ja maksaminen. Lisäksi tähän kuuluvat kaikki ilmoitukset viranomaisille (mm. tulorekisteriin). Alla on esitetty liiton arvioituja volyymeja. Vaihtuvat: - henkilöstömäärä, jolla kuukausipalkka ja tulorekisterin ilmoitukset jatkuvasti 33 kpl / kk / vuosi - työnantajan erillisilmoitus kerran kuukaudessa 12 kpl / vuosi - ulkomailla työskentelevän henkilöstön palkkojen käsittely 1 kpl / kk/ vuosi - kulttuuriyksikön toimintaan kuuluvat palkkiot, 60 kpl / vuosi - luottamushenkilöiden palkkiot ja matkalaskut kokouksista (4 krt vuodessa, n. 220 henkilölle) 880 kpl / vuosi - luottamushenkilöiden muut erityiset matkalaskut 10 / vuosi, HR -palvelut (optiona) Hankintaan voidaan sisällyttää optiona HR-palvelut henkilöstöhallinnon järjestelmä ja siihen liittyvät palvelut, mm. KVTES-iin liittyvien asioiden seuranta ja tarvittavat kehittämistoimenpiteet. Esimerkiksi tänä vuonna tehtiin Pohjanmaan liitossa tasopalkkajärjestelmän kehittämistä.,