Udbud af fælles affaldssystem til Nordværk

Nordværk I/S udbyder anskaffelse, implementering og efterfølgende drift og vedligeholdelse af et nyt fagsystem til administration og understøttelse af affaldsindsamlingen, herefter benævnt Løsningen. Anskaffelsen gennemføres med henblik på at erstatte den nuværende systemunderstøttelse af Nordværks renovationsområde og etablere en samlet, tidssvarende og fremtidssikret Løsning, der kan understøtte de forretningsprocesser, som knytter sig til administration, planlægning, sagsbehandling, udførelse, registrering, opfølgning og dokumentation af affaldsindsamlingen. Anskaffelsen omfatter levering og implementering af Løsningen samt de ydelser, der er nødvendige for at etablere og tage Løsningen i brug. Dette omfatter blandt andet afklaring og konfiguration, migrering og etablering af relevante data, etablering og tilpasning af Integrationer, test, uddannelse, dokumentation, idriftsættelse samt efterfølgende drift, support, vedligeholdelse og videreudvikling i overensstemmelse med Kontrakten og Kontraktens bilag. Løsningen skal understøtte Nordværks samlede værdikæde på renovationsområdet fra en borgers eller kundes ordning, henvendelse eller bestilling til planlægning og udførelse af den konkrete renovationsopgave samt efterfølgende registrering, sagsbehandling, opfølgning, controlling, dokumentation og grundlag for afregning. Anskaffelsen indgår i Nordværks arbejde med at sikre en effektiv, sammenhængende og datadrevet administration og drift af affaldsindsamlingen. Løsningen skal understøtte standardiserede og kontrollerbare arbejdsgange, høj datakvalitet, reduceret behov for manuelle processer samt bedre muligheder for styring, opfølgning og løbende udvikling af renovationsområdet. Løsningen skal samtidig kunne indgå hensigtsmæssigt i Nordværks øvrige systemlandskab og understøtte organisatoriske, driftsmæssige og teknologiske ændringer over Kontraktens løbetid. Løsningens overordnede formål er navnlig: i) at understøtte sammenhængende og effektive arbejdsgange inden for kundeadministration, sagsbehandling, driftsplanlægning, opgaveudførelse, registrering, controlling og opfølgning, ii) at understøtte den operationelle affaldsindsamling for både Nordværks egne og eksterne renovatører, herunder planlægning, ruter, Navigation, registrering af udførte opgaver, håndtering af afvigelser og driftsmæssig opfølgning, og iii) at etablere et fleksibelt og fremtidssikret systemgrundlag med høj datakvalitet og gode muligheder for integration, konfiguration, automatisering, rapportering og løbende videreudvikling. De forretningsprocesser og den funktionalitet, der er gældende for Løsningen, er nærmere beskrevet i udbudsmaterialets Bilag 3 – Leverancebeskrivelse. Løsningen forventes at skulle understøtte flere forskellige interne og eksterne brugergrupper. Dette omfatter blandt andet ca. 186-200 interne renovationsmedarbejdere, 55-65 administrative medarbejdere, 10-20 administratorer/superbrugere, 40-50 administrative brugere hos eksterne renovatører samt 100-110 renovationsmedarbejdere hos eksterne renovatører. Brugergrupperne vil have forskellige roller og adgangsbehov i Løsningen. Løsningen skal etableres på en teknisk platform, der understøtter de krav til tilgængelighed, sikkerhed, integration, skalerbarhed, drift og videreudvikling, der fremgår af Kontrakten og Kontraktens bilag. De nærmere tekniske krav til Løsningen og dens etablering fremgår af udbudsmaterialets relevante bilag. Løsningen skal have en åben, gennemsigtig og veldokumenteret arkitektur og skal kunne indgå i Nordværks samlede systemlandskab. Leverandøren skal levere og vedligeholde den Dokumentation, der er nødvendig for blandt andet drift, administration, Integrationer, konfiguration, fejlsøgning og videreudvikling af Løsningen, i overensstemmelse med kravene i Kontrakten og Kontraktens bilag. Løsningen understøtter forretningskritiske processer i forbindelse med den daglige administration og udførelse af affaldsindsamlingen. Der stilles derfor krav til blandt andet Løsningens tilgængelighed, stabilitet, sikkerhed, sporbarhed og dataintegritet, således at data og registreringer kan anvendes pålideligt i den operationelle drift, kundebetjening, sagsbehandling, controlling, dokumentation og som grundlag for afregning. Løsningen skal integreres med en række af Nordværks øvrige systemer og tekniske løsninger. Dette omfatter blandt andet relevante snitflader til afregningssystem, GIS- og datagrundlag, selvbetjeningsløsninger, registreringsudstyr, vejesystemer og øvrige tredjepartsløsninger, hvor dataudveksling er nødvendig for at understøtte sammenhængende arbejdsgange. De konkrete krav til Integrationer og snitflader fremgår af udbudsmaterialets relevante bilag. Udbuddet indeholder endvidere en række optioner på yderligere funktionalitet og leverancer, som Nordværk kan vælge at gøre brug af i overensstemmelse med Kontrakten. De konkrete optioner og vilkårene herfor fremgår af Kontrakten og Kontraktens bilag, herunder Bilag 3 – Leverancebeskrivelse. Ibrugtagning af Løsningen skal ske efter gennemførelse af de aftalte aktiviteter vedrørende blandt andet afklaring, konfiguration, datamigrering, Integrationer, test, uddannelse og godkendelse. Den nærmere fremgangsmåde og tidsplan for implementering og Ibrugtagning fastlægges i overensstemmelse med Kontrakten og de relevante bilag. Kontrakten indeholder således en implementeringsperiode på op til 12 måneder samt efter Ibrugtagning en driftsperiode på 6 år med mulighed for forlængelse på 2 gange 12 måneder.