Sotepe-toimitilojen toiminnallisen suunnittelun ja muutosjohtamisen palvelut

Maakuntien Tilakeskus Oy pyysi tarjouksia Sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen toiminnallisen tilasuunnittelun ja tilakonseptien laatimisen palveluista (Osa-alue 1) sekä Työympäristömuutoksien johtamisen tukipalveluista (Osa-alue 2). Osien vaatimukset oli määritelty tarjouspyynnössä sekä sen liitteissä. Tarkemmat palvelukuvaukset olivat liitteessä 1a Hankinnan kohteen kuvaus (Osa-alue 1) sekä liitteessä 1b Hankinnan kohteen kuvaus (Osa-alue 2). Palveluiden tuli täyttää tarjouspyynnössä kuvatut vaatimukset. HANKINNAN TAUSTA Maakuntien tilakeskus tarjoaa asiakkailleen palveluina Modulo-tilatietopalvelua, tieto- ja analytiikkapalveluita sekä kiinteistö- ja toimitilajohtamisen asiantuntijapalveluita. Tällä kilpailutuksella haettiin erityisesti kiinteistö- ja toimitilajohtamisen asiantuntijapalveluihin oman organisaatiomme tueksi lisää laaja-alaista asiantuntemusta sekä oman toimitusvarmuutemme varmistamiseksi lisäresursseja. Tulevat toimeksiannot tulevat sisältämään asiantuntijatehtäviä ja projekteja, jotka toteutetaan suoraan Maakuntien tilakeskukselle sekä lisäksi alihankintatoimeksiantoja, jotka ovat osa Maakuntien tilakeskuksen asiakkailleen tuottamia palveluita. TAVOITETILAN KUVAUS Tällä hankinnalla tavoiteltiin Maakuntien tilakeskukselle laadukkaita yhteistyökumppaneita toimimaan yhteistyössä sosiaali- ja terveydenhoidon ja pelastuslaitosten toimitilajohtamiseen liittyvissä asiantuntijatehtävissä. Tavoittelimme yhteistyökumppaneita, joilla on valmiudet tuottaa palvelua koko Suomen alueella valtakunnallisesti. Toimintamme on edelleen nopeasti kehittyvää ja tavoitteemme on löytää kehitysorientuneita yhteistyökumppaneita. Tarjoamme yhteistyön kautta laajasti erilaisia mahdollisuuksia kehittää toimialaa erityisesti hyvinvointialueiden toimintaympäristössä. Tällä kilpailutuksella muodostettiin puitejärjestely, jolla Tilaaja voi hankkia hankinnan kohteen mukaisia palveluja. Puitesopimus on voimassa määräaikaisena neljä vuotta 31.9.2029 saakka. Lisäksi Tilaajalla on oikeus kahteen yhden (1) vuoden mittaiseen optiokauteen. Tilaaja ilmoittaa kirjallisesti option käyttämisestä viimeistään kaksitoista (12) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Tilaajalla ei ole määräostovelvoitetta kummassakaan osa-alueessa., Sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen toiminnallinen tilasuunnittelu ja tilakonseptien laatiminen Tarjoajan tuli muodostaa työryhmä, jolla on osaamista sote-palvelutuotannon toiminnoista, prosesseista ja mitoituksesta, sekä kyky laatia arkkitehtisuunnitelmia, visualisointeja ja kuvauksia ratkaisuista. Tarjoajalla tuli olla kokemusta tilakonseptien ja tilaohjelmien määrittelystä. Konsultilla tuli olla sote- ja pela-palvelutuotannon tuntemista ja siihen liittyvää eritysosaamista sekä referenssejä sote- ja pela-toimitilojen suunnittelusta ja konseptien laatimisesta. Konsultin tuli olla kykenevä johtamaan ja fasilitoimaan toiminnallisen suunnittelun sekä konseptointisuunnittelun projekteja. Sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palveluiden ja toimitilojen toiminnallinen suunnittelu ja suunnittelukonseptien toteuttaminen on keskeinen osa sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palveluiden kehittämistä ja toimitilojen rakentamista tai uudistamista. Näiden toimien tavoitteena on varmistaa, että sote- ja pela-palvelut ovat käyttäjälähtöisiä, tehokkaita ja vaikuttavia sekä että tilaratkaisut tukevat optimaalisesti toimintaa, henkilöstön työskentelyä ja asiakkaiden hyvinvointia. Tila- ja toiminnallinen konseptointi on prosessi, jossa suunnitellaan ja luodaan toistettavia tilakokonaisuuksia, jotka vastaavat käyttäjien tarpeita, tukevat tiloissa tapahtuvaa toimintaa ja yhdenmukaistavat toimintatapoja kansallisella tasolla. Palvelunkuvaus oli kuvattu tarkemmin erillisellä liitteellä 7a, Hankinnan kohteen kuvaus (Osa-alue 1)., Työympäristömuutoksien johtamisen tukipalvelut Hankinnan kohteena oli muutosjohtaminen, jonka avulla asiakasta autetaan johtamaan muutosta ja rakentamaan tulevaisuuden työympäristö ja työnteon tavat. Työympäristön kehittäminen tarkoittaa esimerkiksi fyysisen työympäristön työtapojen suunnittelua, digitaalisten ratkaisujen ja toimintatapojen huomioimista osana työympäristömuutosta. Toimintatapojen kehittäminen voi tarkoittaa muun muassa esihenkilötyötä, työprosesseja, tapaa toimia ja tehdä työtä yhdessä, toimintakulttuurin muutosta ja digitaalista osaamista. Tämän palvelukokonaisuuden osa-alueet otetaan yleensä käyttöön sen jälkeen, kun asiakkaalla on jo olemassa työympäristökonsepti ja fyysisen työympäristön toimenpiteiden suunnittelu on tehty. Palvelukokonaisuuden tavoite on auttaa asiakkaita johtamaan työympäristöjen ja toiminnan muutoksia, kuten esimerkiksi toimitilojen, yhteis- ja monikäyttötilojen, etätyön, digitaalisten ratkaisujen ja työnteon tapojen muutoksia. Työympäristö- ja tilamuutosten johtamiseen sisältyy ennakoiva suunnittelu, käyttäjien tarpeiden huomioiminen ja muutokseen liittyvä ajantasainen viestintä. Tarkempi palvelunkuvaus oli tarjouspyynnön liitteenä 7b, Hankinnan kohteen kuvaus (Osa-alue 2).,