Intensjonskunngjøring: Uniformsutleverings- og innleveringssystem - serviceavtale - for Helse Bergen HF

Serviceavtale på Uniformsutleverings- og innleveringssystem for Helse Bergen HF. Helse Bergen HF og Sykehusinnkjøp HF vurderer at vilkårene for en direkte anskaffelse er oppfylt, jf. anskaffelsesforskriften § 13-4 bokstav b) konkurranse er umulig av tekniske årsaker, og det foreligger ingen rimelige alternativer. Helse Bergen HF benytter i dag flere anlegg på ulike lokasjoner som er produsert og levert av leverandøren Metalprogetti S.P.A. Systemet består av utleverings- og innleveringsmaskiner for arbeidstøy til de ansatte, tilhørende programvare og en SQL-database som håndterer informasjon om plagg, brukere, størrelsestildeling og kvoter for brukerne. SQL-databasen er lagret på en av IT-avdelingens servere ved sykehuset. For å sikre en mer stabil og pålitelig drift av anleggene har Helse Bergen HF behov for en avtale som omfatter service og levering av reservedeler. Helse Bergen HF utfører i dag i hovedsak reparasjoner og utskifting av deler på anleggene i egen regi. Det er likevel behov for støtte fra leverandør, særlig knyttet til fjernbasert feilsøking og rådgivning i forbindelse med drift og vedlikehold av anleggene. Videre har Helse Bergen HF behov for å kunne kjøpe originale reservedeler til anleggene. De fleste anleggene som er i operativ drift er av eldre dato, og det er derfor økende behov for reservedeler og eventuelle oppgraderinger. Eksisterende leverandør for Helse Bergen HF innehar både teknisk kompetanse, spesifikke verktøy og rettigheter som er nødvendige for å sikre kontinuerlig drift, vedlikehold og videreutvikling av de aktuelle anleggene. Det anses derfor som teknisk umulig eller uforholdsmessig vanskelig for andre leverandører å tre inn i kontrakten uten omfattende omprogrammering, systemintegrasjoner og risiko for driftsforstyrrelser. Kostnadene knyttet til et leverandørbytte vil medføre at kun dagens leverandør vil være i stand til å levere et konkurransedyktig tilbud og at kostnadene og risikoen for driftsforstyrrelser forbundet med å bytte leverandør ikke fremstår som et rimelig alternativ. Sykehusinnkjøp HF gjennomførte i midten av 2026, på vegne av Helse Bergen HF, en markedsdialog om levering av tjenester og materiell knyttet til service og drift av uniformutleverings- og innleveringssystem for Helse Bergen HF. Link til gjennomført markedsdialog: Uniformsutleverings- og innleveringssystem - serviceavtale - for Helse Bergen HF | Doffin, Database for offentlige anskaffelser Systemene ved helseforetaket ble beskrevet, og det ble bedt om skriftlige tilbakemeldinger fra leverandører som kunne bekrefte sin evne til å levere tjenester i samsvar med kravene spesifisert i markedsdialogen. Innen fristen ble det ikke mottatt noen formelle svar på markedsdialogen. Imidlertid meldte dagens leverandør av eksisterende utleverings- og innleveringssystem, interesse for leveransen. På bakgrunn av den gjennomførte markedsdialogen og manglende tilbakemeldinger fra øvrige aktører, vurderer Sykehusinnkjøp HF og helseforetakene at det ikke finnes andre kjente leverandører enn Metalprogetti som er i stand til å levere de tjenestene og produktene som er nødvendige for denne leveransen. På denne bakgrunn vurderes det at vilkårene for unntak fra konkurranse etter anskaffelsesforskriften § 13-4 bokstav b punkt 2 og 3 er oppfylt, da det av tekniske årsaker, tilgang på tegninger og produksjon av originale reservedeler, og grunnet besittelse av spesifikke rettigheter og verktøy ikke er mulig å oppnå reell konkurranse uten å påføre helseforetakene uforholdsmessige byttekostnader og risiko. Avtalen har en estimert verdi på NOK 1.500.000, - eks mva for hele avtaleperioden, og en maksimalverdi på NOK 1.900.000, - eks mva. Avtalen vil gjelde fra 01.12.2026 til 30.11.2028. Helse Bergen HF har en ensidig opsjon på å forlenge avtalen med inntil ett (1) år av gangen, opptil åtte (8) ganger. Avtalens maksimale varighet er ti (10) år, inkludert opsjonsperiodene. På bakgrunn av utstyrets behov for service, vedlikehold, reservedeler og teknisk support til eksisterende anlegg, har Oppdragsgiver vurdert at rammeavtalens varighet skal overstige 4 år. Anlegget utgjør kritisk infrastruktur for sykehusets logistikkfunksjoner, og hensynet til kontinuitet i driften, tilgang til produsentspesifikk kompetanse, programvarestøtte og originale reservedeler tilsier en lengre avtaleperiode. Der vurderes derfor at en maksimal avtalevarighet på ti år er saklig begrunnet og nødvendig for å sikre forsvarlig drift og forvaltning av anlegget. Basert på resultatet av markedsdialogen er det kun Metalprogetti S.P.A som er aktuell leverandør for Helse Bergen HF. Avtalen vil kun gjelde vanlig service og vedlikehold av eksisterende anlegg og ikke omfatte nye anlegg for foretakenes lokasjoner. Helse Bergen HF har derfor til hensikt å inngå en avtale med Metalprogetti S.P.A som gjelder kjøp av tjenester og materiell for uniformutleverings- og innleveringssystem til Helse Bergen HF. Eventuelle innsigelser til kontraktsinngåelsen bes meldes innen tidsfrist: 23.10.2026 KL 23:59