Udbud af udlejnings- og ejendomsadministrationssystem

I - BAGGRUND OG FORMÅL Bygningsstyrelsen udbyder en kontrakt om tilrådighedsstillelse af en SaaS-løsning til it-understøttelse af ejendomsadministration og udlejning i Bygningsstyrelsen. Bygningsstyrelsen har behov for en løsning, der skal fungere som Bygningsstyrelsens primære fagsystem til it-understøttelse af Bygningsstyrelsens fagcenter for udlejning og asset management. Løsningen skal leveres som en SaaS-løsning med den nødvendige konfiguration med henblik på at understøtte Bygningsstyrelsens behov. Leverandøren skal gennemføre implementering, herunder konfigurering, opsætning og datamigrering fra Bygningsstyrelsens eksisterende system, uddannelse af Bygningsstyrelsens brugere i overensstemmelse med Bygningsstyrelsens behov forud tilrådighedsstillelsen af løsningen. Efter tilrådighedsstillelsen skal Leverandøren levere Servicen inklusive drift, support og vedligeholdelse. Bygningsstyrelsen skal anvende Navision Stat til opkrævning af husleje. Dette understøttes af en ekstern integration, der skal tilgås via et API udstillet af løsningen. Formålet med løsningen er primært, at den skal: - Understøtte Bygningsstyrelsens kerneopgaver inden for udlejning, ejendomsadministration, kontraktadministration og opkrævning, - Fungere som primær kilde for centrale stamdata (ejendomme, bygninger, lejeenheder mv.), som anvendes på tværs af Bygningsstyrelsens forretning, - Understøtte hensigtsmæssig dataregistrering samt sikre sporbarhed og revisions- og kontrolmuligheder, og - indgå i Bygningsstyrelsens samlede it-arkitektur med integrationsplatform og dataplatform samt indgå som en central del af Bygningsstyrelsens samlede systemlandskab og overordnede it- og datastrategi. Det eksisterende system har i dag ca. 10 samtidige brugere og indeholder ca. 5.300 kontrakter. Det er Bygningsstyrelsens forventning, at den kommende løsning efter datamigreringen vil indeholde mellem 2.000 og 2.500 kontrakter. Det eksisterende system indeholder derudover i dag ca. 1.400 ejendomme, 3.200 bygninger, jordarealer og ejendomsobjekter, 500 kunder, 6.300 lejeenheder og 700 private udlejere og/eller administratorer, og der foretages årligt ca. 22.000 opkrævninger, som der skal foretages datamigrering af. II - HOVEDYDELSERNE Kontrakten omfatter følgende hovedydelser: a) Indledende Ydelser: Leverandøren skal i implementeringsfasen gennemføre implementering, herunder foretage konfiguration og opsætning af Løsningen i et tæt samarbejde med Bygningsstyrelsen i overensstemmelse med Bygningsstyrelsens behov, migrering af data samt uddannelse af brugere. b) Løbende Ydelser: Leverandøren skal fra Tilrådighedsstillelsesdagen stille Løsningen til rådighed for Bygningsstyrelsen i form af en software-as-a-service, herunder drift, support og vedligeholdelse. c) Bestillingsydelser: Leverandøren skal på Bygningsstyrelsens anmodning levere Bestillingsydelser til Løsningen, herunder f.eks. konsulentbistand til rådgivning, undervisning, konfiguration og etablering af integrationer til Bygningsstyrelsens øvrige it-systemer, som timebaserede ydelser. d) Ophørsydelser: Leverandøren skal ved hel eller delvis ophør af Kontrakten, uanset årsagen hertil, bistå Bygningsstyrelsen, i det omfang det er relevant og nødvendigt i forbindelse med transition af al data til Bygningsstyrelsen, andre leverandører eller myndigheder.