Indkøb af digitalt lovinformations it-system

1. Baggrund og formål Denne profylaksebekendtgørelse er udarbejdet med henblik på at dokumentere Aalborg Kommunes beslutning om at anvende proceduren "forhandling uden forudgående udbud" i henhold til udbudslovens § 80, stk. 3, nr. 2, ved indkøb af en samlet digital løsning til lovinformation og lokal faglig vidensdeling. Formålet er at sikre kontinuitet i den kommunale sagsbehandling, fastholde et højt fagligt niveau og sikre, at både nationale regler og lokale arbejdsgange er let tilgængelige og anvendelige for kommunens medarbejdere på tværs af fag- og forvaltningsområder. 2. Anvendelsesområde Bekendtgørelsen omfatter alle forvaltningsområder i Aalborg Kommune, herunder associerede selskaber og selvejende institutioner, som fx Aalborg Forsyning, hvor kommunen har bestemmende indflydelse. 3. Eksisterende løsning og teknisk afhængighed Aalborg Kommune har hidtil anvendt løsningen Shultz Kommunekoncept 2.0, som har været dybt integreret i kommunens arbejdsgange. Løsningen har indeholdt en særlig funktionalitet kaldet Schultz Interne Regler, som i væsentlig grad har støttet Kommunen i at: Oprette, vedligeholde og kategorisere interne arbejdsgange, tjeklister, skabeloner m.v. Integrere lokal information direkte med lovgivningsmæssige tekster Søge på tværs af konsolideret lovinformation, indhold, og lovguides og kommunens egne dokumenter Dele indhold på tværs af organisatoriske teams, fagområder og forvaltninger. Disse funktionaliteter har reelt fungeret som en form for digitalt centralnervesystem for væsentlige dele af den kommunale sagsbehandling, og er forretningskritisk i forhold til korrekt og effektiv implementering af lovgivningen i praksis. Især på områder hvor kommunen er myndighed. 4. Markedsafdækning Kommunen har gennemført en bred markedsafdækning, herunder indhentet information om nye produkter og leverandører, som har lanceret eller planlægger at lancere digitale og/eller AI-baserede lovinformationsprodukter til det kommunale marked. På nuværende tidspunkt vurderes ingen af disse produkter at være modne og markedsparate i en grad, der gør dem i stand til at imødekomme Aalborg Kommunes konkrete forretningsbehov for konsolideret lovgivning, lov- og sagsguides mm. Det er samtidig konstateret, at funktionaliteten med integreret visning og tilpasning af både lovgivning og interne arbejdsgange – den tidligere 2-i-1-løsning – reelt og udelukkende leveres af én aktør på markedet: Karnov Kommune fra leverandøren Karnov Group Denmark A/S. Karnov Kommune har overtaget og videreudvikler på den funktionalitet og principper, der tidligere fandtes i Schultz Interne Regler. Det nye system tilbyder bl.a.: Upload og tilpasning af kommunens egne interne dokumenter Kategorisering og søgning på tværs af lokalt og nationalt indhold Brugervenlig og integreret adgang til relevant information Ingen øvrige aktører på markedet tilbyder pt. denne dobbelte funktionalitet. 5. Juridisk vurdering På baggrund af den tekniske og markedsmæssige situation, og under hensyntagen til de forretningskritiske behov Aalborg Kommune har identificeret, vurderes det, at betingelserne for at anvende udbuds-lovens § 80, stk. 3, nr. 2, er opfyldt: "Kontrakten kan kun tildeles en bestemt økonomisk aktør, fordi konkurrence af tekniske årsager, kunstneriske forhold eller beskyttelse af enerettigheder ville medføre, at kontrakten kun kan tildeles denne økonomiske aktør." Det vurderes, at der af tekniske årsager kun er én leverandør, der aktuelt kan levere en løsning, som: Integrerer national lovgivning og kommunens interne regler Er markedsparat og dokumenteret implementerbar i kommunal praksis Understøtter kommunens behov for effektivt vidensflow og korrekt sagsbehandling 6. Konklusion Det er Aalborg Kommunes vurdering, at kontrakten med Karnov Group Denmark A/S om produktet Karnov Kommune lovligt kan indgås uden forudgående udbud i henhold til udbudslovens § 80, stk. 3, nr. 2. Denne bekendtgørelse skitserer de tekniske og markedsmæssige forhold, som gør det berettiget at gennemføre indkøbet via forhandling uden forudgående udbud.