Tietopyyntö ja kutsu markkinavuoropuheluun: Kerhotilojen kalustus kokonaispalveluna

Tietopyyntö ja kutsu markkinavuoropuheluun: Kerhotilojen kalustus kokonaispalveluna TÄMÄ ON TIETOPYYNTÖ EIKÄ TÄLLÄ ILMOITUKSELLA PYYDETÄ VIELÄ TARJOUKSIA. Tietopyyntö ja kutsu osallistua markkinavuoropuheluun koskien Hekan kerhotilakalusteiden hankintaa vuosille 2026-2029 JOHDANTO Helsingin kaupungin asunnot Oy (Heka) on Helsingin kaupungin omistama, voittoa tavoittelematon yhtiö, joka omistaa ja hallinnoi valtion tuella rakennettuja kohtuuhintaisia vuokra-asuntoja lähes kaikissa Helsingin kaupunginosissa. Hekalla on yli 500 asuntokohdetta eri puolilla kaupunkia ja yhteensä noin 54 500 asuntoa, joissa asuu yli 92 000 helsinkiläistä. Yhtiön tavoitteena on tarjota laadukkaita, energiatehokkaita ja turvallisia koteja erityisesti pienituloisille ja kiireellisessä asunnontarpeessa oleville. JULKISET HANKINNAT JA VASTUULLISUUS Julkisilla hankinnoilla voidaan edistää laadukkaampia ja tehokkaampia ratkaisuja, joilla edistetään kustannustehokkuutta ja pyritään vähentämään hankintojen negatiivisia ympäristövaikutuksia. Heka haluaa olla mukana tässä kehityksessä ja tarjota yrityksille uusia liiketoimintamahdollisuuksia kalusteiden uudelleenkäytölle. Hekan tavoitteena on huomioida vastuullisuus hankinnan elinkaaren kaikissa vaiheissa. Lisäksi omistajastrategia ohjaa meitä huomioimaan ympäristövaikutukset, joihin tässä hankinnassa voidaan vaikuttaa erityisesti neitseellisten resurssien kulutusta vähentämällä. Luontovaikutusten pienentäminen ja kiertotalous näkyvät myös Helsingin kaupunkistrategiassa. YLEISTÄ HEKAN KERHOTILOISTA “Kerhotilat on tarkoitettu asukkaidemme käyttöön ja asukkaat saavat itse ideoida kohteeseen sopivaa tekemistä. Kerhotiloissa voi järjestää monenlaista toimintaa kuten kokouksia kahvitarjoiluineen, laskiais- ja vappuriehoja, joulujuhlia, pienimuotoista liikuntaa tai lasten läksykerhoja. Asukkaamme pääsevät vaikuttamaan kerhotilan sisustussuunnitelman valintaan: kerhotilojen kalustuksen valitsemiseksi toimittaja suunnittelee sisustussuunnitelmat (2 kpl per kerhotila) asukasäänestystä varten. Kohteiden asukkaat valitsevat vaihtoehtoisista suunnitelmista heille mieluisimman kokonaisuuden sähköisellä äänestyksellä, jonka jälkeen Heka ilmoittaa toimittajalle, kumpi kahdesta vaihtoehdosta toteutetaan.” Ronja Hamutta, Asukastoiminnan koordinaattori, Heka HANKINNAN KOHDE Heka kalustaa kerhotilat peruskorjauksen tai uudisrakennuksen valmistuttua sekä uusii joidenkin vanhojen kerhotilojen kalustuksia. Kohdeosoitteessa voi olla yksi tai useampi kalustettava kerhotila. Vuosittain kalustettavia kohteita on noin 12 kpl. Kerhotilojen koot vaihtelevat 30–85 m2. Tiloja käytetään asukkaiden yhteisiin ja yksityisiin tilaisuuksiin. Hankinta sisältää kerhotilan sisustussuunnittelun, kalusteiden toimituksen ja asennuksen paikoilleen, pakkausmateriaalien asianmukaisen kierrätyksen ja mahdollisten vanhojen kalusteiden kierrätyksen tai asianmukaisen hävittämisen. Tilan muunneltavuus eri käyttötarkoituksiin on avainsana; pöytiä ja tuoleja voi helposti koota ja pinota tai nostaa seinille koukkuihin ja säilytysratkaisuja voidaan käyttää penkkeinä. Sisustussuunnitelma pitää sisällään esimerkiksi seuraavanlaisia kalusteita: kahden tai kolmen istuttavan sohvan/sohvia, nojatuolin tai istuimiksi kelpaavia säilytyskalusteita tai taitettavia/pinottavia tuoleja, varajakkaroita tai raheja, sohvapöydän, neuvottelupöytiä ja niihin tuolit, lukollisen säilytyskaapin, kalusteen mapeille ja papereille, hyllyn/hyllykön, naulakon, maton, näköesteen ikkunoihin, esimerkiksi verhot tai maitokalvot. Lisäksi mahdollisen lasten nurkkauksen. Kalusteiden ei tarvitse täyttää julkitilakalusteiden vaatimuksia, mutta niiden tulisi kestää kulutusta ja olla pitkäikäisiä. SUUNNITELTU SOPIMUSKAUSI Edellinen sopimuskausi on päättymässä 30.4.2026 ja uuden sopimuksen aloitusta on suunniteltu 1.5.2026 alkaen. Sopimuskauden pituudeksi on suunniteltu 2 vuotta, jonka jälkeen sopimusta on mahdollista jatkaa optiovuosilla 1+1 vuotta. Edellytämme, että kaikki toimittajat sitoutuvat noudattamaan Hekan vastuullisuusperiaatteita, jotka löytyvät tämän ilmoituksen liitteenä. OSALLISTUMINEN Heka tavoittelee sopimuskumppania, jolta voimme tilata kokonaispalvelun. Yritys voi jättää tarjouksen joko yksin tai yhdessä toisen yrityksen kanssa (ryhmittymänä tarjoaminen). Ryhmittymän on kyettävä viimeistään sopimuksen allekirjoitushetkellä osoittamaan yksi organisaatio, joka hoitaa kaiken yhteydenpidon tilaajan kanssa. Alihankinnan käyttö on myös sallittua, mutta alihankkijan soveltuvuus tarkistetaan (mm. tilaajavastuu- ja pakotetiedot). Alihankinnan ketjuttaminen on kiellettyä. Pyydämme osallistumaan markkinavuoropuheluun viimeistään 1.12.2025 lähettämällä kommentit osoitteeseen hankinnat@hekaoy.fi. Tarkempia hankintaan liittyviä kysymyksiä lisätiedot-kentän alla. Kaikkiin kysymyksiin ei ole pakko vastata eikä kysymyksiin vastaaminen ole edellytys kilpailutukseen osallistumiselle eikä se velvoita tekemään tarjousta. Liitteet: Vastuullisuusperiaatteet LOPUKSI Lisätietoja hankinnasta antaa: hankinnat@hekaoy.fi ja asukastoiminnan koordinaattori Ronja Hamutta ronja.hamutta@hekaoy.fi. Heka saattaa esittää tarkentavia kysymyksiä tähän tietopyyntöön vastaaville ja Heka saattaa järjestää myös toisen markkinavuoropuhelukierroksen ensimmäiseen tietopyyntöön vastanneille. Heka pidättää itsellään kaikki oikeudet muutoksiin koskien tässä ilmoituksessa esitettyjä hankintasuunnitelmia.,