Ryhmävarausjärjestelmä

Description

Tampereen kaupungilla on lukuisia eri kohteita, joihin opettajat ja ohjaajat ilmoittavat ryhmiään osallistujiksi. Hankinnan tavoitteena on luoda alusta ja varausjärjestelmä, jolla mahdollistetaan ryhmien ilmoittautuminen Tampereen kaupungin tarjoamiin kulttuuri- ja liikuntakohteisiin. Nykytilan haasteita: • Tieto eri kohteista on hajallaan, ilmoittautujalla ei ole helppoa näkymää koko tarjontavalikoimaan. • Ilmoittautumisen käytännön toteutukset ovat kirjavia. Ilmoittautumisen tapoja on monia (puhelin, sähköpostit, yksinkertainen e-lomake, yksinkertainen valmisohjelmisto, erillisjärjestelmä jne.) • Paljon pistemäisiä ilmoittautumistoteutuksia yksittäisten kohteiden käyttöön. • Kulttuurikasvatusohjelma Taidekaaren ilmoittautumisten hallintaan käytettävä järjestelmä on elinkaarensa päässä. Tavoitteena on alustatyyppinen ratkaisu, joka on joustavasti mukautettavissa erilaisten kohteiden ja palveluiden tarpeisiin. Erityisenä tarpeena on ratkaista kulttuurikasvatusohjelma Taidekaaren monivaiheinen ilmoittautumisprosessi. Keskeisiä tavoitteita ovat: • Ilmoittautujan työn helpottaminen ja ilmoittautumisten sujuvoittaminen • Tarjonnan esittäminen kootusti niin, että ilmoittautuja löytää tarjonnan yhdestä paikasta ja ryhmiteltynä loogisiksi kokonaisuuksiksi • Kohteiden hallinnoinnin ja ilmoittautumisten käsittelyn helpottaminen • Ilmoittautumisprosessien yksinkertaistaminen ja sujuvoittaminen • Pistemäisesti vain yhteen tarpeeseen hankittujen järjestelmien vähentäminen • Järjestelmän toimintavarmuuden varmistaminen Hankittavaan järjestelmään tulee voida sisällyttää keskenään hyvin erityyppistä palvelutarjontaa ja sen tulee mukautua kunkin kohteen tarjonnan palvelurakenteen mukaiseen käyttöön. Kohteiden moninaisuuden ja suuren määrän vuoksi ryhmävarausjärjestelmää ei oteta käyttöön kaikissa kohteissa samanaikaisesti, vaan käyttöönotto tehdään porrastetusti. Taidekaari-toiminta tuodaan ryhmävarausjärjestelmään heti alusta alkaen. Hankittava järjestelmä on suunnattu ensisijaisesti käyttötapauksiin, joissa kokonainen ryhmä ilmoitetaan osallistumaan tiettyyn palveluun erikseen sovittuna ajankohtana. On kuitenkin toivottavaa rakentaa järjestelmä sellaiseksi, että myös yksittäisen osallistujan ilmoittautuminen ryhmään on mahdollista toteuttaa jossakin myöhemmässä vaiheessa. Tampereen kaupungilla on lukuisia eri kohteita, joihin opettajat ja ohjaajat ilmoittavat ryhmiään osallistujiksi. Hankinnan tavoitteena on luoda alusta ja varausjärjestelmä, jolla mahdollistetaan ryhmien ilmoittautuminen Tampereen kaupungin tarjoamiin kulttuuri- ja liikuntakohteisiin.