Järjestelmähankinta vuokraustoimintaan ja kiinteistöjen huoltokirjaan

Oulun Tilapalvelut -liikelaitos hakee palveluntuottajaa toteuttamaan Oulun Tilapalveluiden käyttöön huoltokirjajärjestelmää. Huoltokirjajärjestelmää käytetään tilaajan kiinteistökannan ylläpidon suunnitteluun ja seurantaan sekä ulkopuolisten palveluntuottajien hallintaan. Lisäksi Oulun Tilapalvelut -liikelaitos hakee palveluntuottajaa toteuttamaan Oulun Tilapalveluiden käyttöön vuokrausjärjestelmää vuokravalvontaan ja ulkoa vuokraukseen sekä ulkoisten ja sisäisten vuokrasopimusten hallintaan. Vuokrausjärjestelmä tulee toimimaan Oulun kaupungin kiinteistöjen Master Data - paikkana, josta tieto siirtyy rakennettavan integraation välityksenä kiinteistöjen ylläpidon huoltokirjaan. Kiinteistöt koostuvat tällä hetkellä 510 rakennuksesta, jotka ovat bruttoalaltaan noin 810 000 bmr2. Hankinta on jaettu seuraaviin osiin ja tarjoukset voivat koskea yhtä tai kaikkia osia: - OSA 1 - Huoltokirjajärjestelmä - OSA 2 - Vuokrausjärjestelmä - OSA 3 - Huoltokirja- sekä vuokrausjärjestelmä Hankittavien järjestelmien tulee olla palveluna (SaaS) toimivia valmisohjelmistoja. Tässä tarjouspyynnössä on määritelty huoltokirja- ja vuokrausjärjestelmältä ja kyseisiä järjestelmää tarjoajan osalta vaaditut ominaisuudet ja soveltuvuusvaatimukset. Vaaditut ominaisuudet ja soveltuvuusvaatimukset tulee täyttyä, jotta tarjous voidaan hyväksyä. Järjestelmän tulee täyttää vaaditut ominaisuudet tarjouksen jättövaiheessa ja vaadittavat ominaisuudet tarkistetaan erillisessä käytettävyystestaustilaisuudessa tarjousajan määräajan umpeuduttua. Mikäli jotkin vaaditut järjestelmän ominaisuudet puuttuvat tai ovat vielä kehitysvaiheessa, järjestelmä ei ole tarjouskelpoinen. Tilaajan nykyinen huoltokirjajärjestelmä on Haahtela RES ja vuokrausjärjestelmä on Haahtelan kiinteistötieto. Mikäli palveluntuottaja vaihtuu, huoltokirja- ja vuokrausjärjestelmän historia ja muun historiadatan siirto tehdään yhteistyössä entisen ja uuden palveluntuottajan kanssa. Datan siirtäminen huoltokirja- ja vuokrausjärjestelmään tehdään käyttöönottoprojektin aikana. Uusi palveluntuottaja on vastuussa datan siirrosta. Toimittajan tulee huolehtia, että Master Data, joka käsittää kiinteistöjen perustiedot, siirretään kiinteistötietojärjestelmään ensimmäisenä. Datan siirto tulee tapahtua niin, että siirrettävien tiedostojen rakenne ja nimeäminen pysyy samana. Datatiedot huoltokirjajärjestelmään tulee olla siirretty viiden (5) kuukauden kuluessa sopimuksen allekirjoituksesta. Datatiedot vuokrausjärjestelmään tulee olla siirretty kuuden (6) kuukauden kuluessa sopimuksen allekirjoituksesta. Mikäli datan siirto viivästyy tilaajasta tai kolmannen osapuolen syystä, ei palveluntuottaja ole vastuussa tällaisesta viivästyksestä. Tarjoukseen tulee sisällyttää kaikki mahdolliset palvelun toteuttamisesta aiheutuvat kulut. Palveluntuottajalle maksetaan vain tarjottujen hintojen mukaisesti. Myöskään erillisiä palvelumaksuja vaadituista ominaisuuksista ei makseta, vaan järjestelmän tulee toimia kaikilta vaadituilta ominaisuuksiltaan annetuilla kuukausihinnoilla ja mahdolliset palvelupaketit sisältyvät hintoihin, jos niillä saavutetaan vaaditut ominaisuudet. Mikäli tilaaja tarvitsee jatkossa asiantuntijatyötä, ne laskutetaan tarjoajan tarjoaman yksikköhintojen mukaisesti. Asiantuntijatyötä on esimerkiksi erilliset koulutukset. Tarjoaja sitoutuu tarjousta jättäessään toimimaan yhteistyössä sopimuksen irtisanomisen jälkeen uuden palveluntuottajan kanssa, jotta tarvittavat tiedot saadaan siirrettyä seuraavan palveluntuottajan järjestelmään. Tämän toteuttaminen ei saa aiheuttaa tilaajalle lisäkuluja, vaan nämä kulut tulee tarjoajan huomioida jo tekemässään tarjouksessa. Avustamisvelvoite on tarkemmin kuvailtu Sopimusluonnoksessa. Sopimus tehdään alustavasti määräaikaisena ajalle 1.4.2026 - 30.9.2028. Sopimus jatkuu määräaikaisen kauden jälkeen toistaiseksi voimassa olevana 6kk irtisanomisajalla. Palveluntuottajalla on oikeus irtisanoa sopimus määräaikaisen kauden jälkeen, jolloin irtisanomisaika on yksi (1) vuosi. Määräaikaisen kauden jälkeen voidaan palveluntuottajan pyynnöstä tarkastaa hintaa. Hinnantarkastuksessa käytetään palveluntuottajan indeksiehtoa, joka on määritelty tarkemmin liitteenä olevassa Sopimusluonnoksessa. Tilaajalla on oikeus lisätä tai poistaa kiinteistöjä sopimuksesta. Kiinteistöjen määrät eivät vaikuta laskevasti tai nousevasti tarjottuun kuukausihintaan. Kiinteistöjen poistot ja lisäykset sisältyvät tarjottuun kuukausihintaan. Tarjoukset eivät saa sisältää omia ehtoja. Tilaajalla on oikeus hylätä kaikki tarjoukset. Palvelussa noudatetaan JYSE 2025 mukaisia sopimusehtoja, täydennettynä JIT 2025 sopimuskohdilla., Huoltokirjajärjestelmä Huoltokirjajärjestelmän tulee täyttää Suomen rakentamismääräyskokoelman asettamat vaatimukset rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeelle. Järjestelmä voi olla kiinteä osa vuokrausjärjestelmää taikka erillinen vuokrausjärjestelmään integroitavissa oleva järjestelmä. Järjestelmää käytetään tilaajan kiinteistökannan ylläpidon suunnitteluun ja seurantaan sekä ulkopuolisten palveluntuottajien hallintaan. Järjestelmän ominaisuuksia ovat muun muassa kohderekisteri, yhteystiedot, laiterekisteri, huolto-ohjelma, huoltopäiväkirja, palvelupyynnöt ja dokumentit. Järjestelmän käyttäjiä ovat tilaajan ylläpidon ja kunnossapidon asiantuntijat (n. 100 hlö), ulkopuoliset palveluntuottajat (n. 100 hlö) sekä kiinteistöjen käyttäjät esimerkiksi vikailmoitusten laatijoina (n. 1 000 hlö). Käyttäjien poistot ja lisäykset sisältyvät tarjottuun kuukausihintaan. Huoltokirjan vaadittavat ominaisuudet ovat kuvattu Liitteessä 2, "Huoltokirjajärjestelmän toiminnalliset vaatimukset". Huoltokirjalta vaadittavat tekniset ominaisuudet ovat kuvattu Liitteessä 3, "Tekniset vaatimukset"., Vuokrausjärjestelmä Vuokrausjärjestelmä voi olla kiinteä osa huoltokirjajärjestelmää tai erillinen huoltokirjajärjestelmään integroitavissa oleva järjestelmä. Vuokrausjärjestelmää käytetään vuokravalvontaan ja ulkoa vuokraukseen sekä ulkoisten ja sisäisten vuokrasopimusten hallintaan. Vuokrausjärjestelmä tulee toimimaan Oulun kaupungin kiinteistöjen Master Data - paikkana. Järjestelmän käyttäjiä ovat tilaajan asiantuntijat (n. 100 hlö). Käyttäjien poistot ja lisäykset sisältyvät tarjottuun kuukausihintaan. Vuokrausjärjestelmän vaadittavat ominaisuudet ovat kuvattu Liitteessä 4, "Vuokrausjärjestelmän palvelukuvaus". Vuokrausjärjestelmältä vaadittavat tekniset ominaisuudet ovat kuvattu Liitteessä 3, "Tekniset vaatimukset"., Huoltokirja- ja vuokrausjärjestelmä Huoltokirja- ja vuokrausjärjestelmän muodostaman kokonaisuuden yhdistelmä. Molempien järjestelmien vaatimukset, tavoitteet, toiminnot, käyttäjät ja aikataulu muodostuvat osa-alueiden 1 ja 2 mukaisesta yhdistelmästä. Huoltokirjajärjestelmän tulee olla kiinteä osa vuokrausjärjestelmää tai saumattomasti vuokrausjärjestelmään integroitu järjestelmä.,